كتب- محرر القوى العاملة
واخيراً بدأت نتائج الجهود الكبيرة التي بذلها معهد الادارة العامة لكونه المعني الاول بالتنمية الادارية في المملكة حيث لابد من مواكبة التطور الاداري العالمي فكراً وتطبيقاً - فجاءت فكرة الاقدام على خطوة اكثر انعتاقاً من الرتابة والبيروقراطية المتشعبة, الا وهي تطبيق الجودة على نشاطات المعهد وبرامجه بهدف تحسين آدائه لكونه جهازاً نموذجياً للادارة في الممكلة.
مشروع كبير
لقد كان لمعهد الادارة العامة دوراً فاعلاً وملموساً يحسب له في هذا التوجه الحضاري من خلال انشاء المعهد لادارة الجودة بتاريخ 8/9/1419ه تم تشكيل لجنة دائمة للجودة في 20/10/1419ه حيث تولت هذه اللجنة اعداد دليل متكامل لتطبيق الجودة في معهد الادارة العامة.
ماذا تعني الجودة؟
الجودة لم تكن معروفة بالمعنى الواضح التي بدأت تأخذه منذ ان تولى المعهد مسؤولية ابرازها ومحاولة تطبيقها والاستفادة منها في معهد الادارة العامة كمرحلة اولى ومن ثم محاولة تطبيقها على الادارات الحكومية, الا ان الجودة بالنسبة للشركات التجارية الكبيرة في مختلف دول العالم تاخذ الاهتمام الاكبر حيث يوجد شركات عالمية متخصصة في هذا المجال تسعى الى تطبيق الجودة في العديد من الشركات لتحقيق اعلى معدلات من الربح واقل قدر من الفاقد والخسائر ولم يقف الحد عند ذلك بل تعدى الى ان قامت تلك الشركات بتطبيق الجودة عل بعض الاجهزة الحكومية فمثلاً مؤسسة تحلية المياه في دبي تعاقدت مع احدى الشركات المعروفة في هذا المجال لتطبيق الجودة وحققت بحاجات ملموسة في ذلك.
فالجودة تعني تحقيق رضا المستفيدين من الخدمات المقدمة بدون أخطاء او عيوب او شوائب بأقل تكلفة ويتم ذلك من خلال تدريب العاملين من الموظفين على اسلوب محدد لتقديم الخدمة وفق نماذج وخطط واضحة ودقيقة غير قابلة للاجتهاد والعشوائية فيسير الانجاز وفق خط واضح دون ان يكون لكل موظف اجتهاداته وطريقته.
أدلة الاجراءات
كثير من الادارات الحكومية للاسف تفتقد الى ادلة الاجراءات الخاصة بالعمل مما يؤدي الى فاقد كبير في الوقت والجهد المبذول ,,,,, كل موظف يتولى مسؤولية وظيفة معينة يجتهد في وضع النماذج والخطط لتنفيذ العمل الذي يقوم به وما ان يأتي مدير آخر او موظف اخر حتى يتغير اسلوب العمل والنماذج ويبدأ الموظف او المدير الجديد يمارس العمل وفق تصوراته وآرائه دون ضوابط محددة او محاولة الاستفادة من الاسلوب القديم المتبع ومحاولة تطويره ودراسته وايجاد افضل الاساليب لتنفيذه,
تجربة الديوان العام للخدمة المدنية
لوزارة الخدمة المدنية تجربة ناجحة في سبيل تطبيق الجودة في الاعمال التي تنفذ من خلال اقسامها واداراتها، فلا يوجد ادارة من ادارات الوزارة او قسم من اقسامها الا ويوجد دليل اجراءات للعمل يحدد المسؤوليات وخطوات التنفيذ بناء على نماذج محددة ومدروسة ومتميزة مسبقاً وقابلة للتحديث والتطور وقد ساهم ذلك مساهمة كبيرة في التقليل من فاقد الوقت والجهد والمال المبذول في تقديم الخدمة.
دور المعهد في تطبيق الجودة
عندما تحدثنا عن وزراة الخدمة المدنية في تطبيق الجودة فإن عدداً من الاجهزة الحكومية ايضاً لديها مثل هذه التجربة الناجحة وفي معهد الادارة العامة الذي يسعى جاهداً الى تبني مفهوم الجودة من أجل التطوير من منطلق اختصاصه ليس في معهد الادارة العامة بل من مختلف الاجهزة الحكومية.
فالجودة عملية تطويرية مستمرة ولا تقف عند حد ولا يعني ان معهد الادارة الحكومية عندما سعى الى محاولة تطبيق الجودة في الاجهزة الحكومية ان الخدمة في تلك الاجهزة متدنية او رديئة فلدينا امثلة على ادارات ناجحة في تطبيق الجودة منها الادارة العامة للجوازات التي حققت نجاحات ملموسة في هذا شهد لها كل مراجع لتلك الادارة الناجحة.
بل ان توجه معهد الادارة العامة يعني تطبيق مفهوم الجودة بأسلوب علمي مقنن وشامل وذلك من منطلق مسؤولية المعهد عن التطوير الاداري في المملكة وتحسين مستوى الخدمات المقدمة من الاجهزة الحكومية وزيادة كفاءة وفعالية الاداء في هذه الاجهزة التي ستكون نتائجها ملموسة وايجابية علىالوطن والمواطن على حد سواء.
ترشيد الإنفاق
من أبرز ايجابيات تطبيق الجودة في الادارات الحكومية خفض التكاليف من خلال القضاء على الاهدار واعادة الاعمال والشوائب فوضع خطة دقيقة لتقديم الخدمة في الادارات الحكومية واستخدام افضل الوسائل كفيل بتوفير الجهد والوقت والمال.
أهمية التطبيق!!
لو حدث ان قام معهد الادارة العامة بدراسة الجودة في اي من الادارات الحكومية قد يفشل تطبيق الجودة اذا لم تتم بشكل علمي ودقيق ومتابعة مستمرة من قبل المشرف الاداري, دون اعطاء الفرصة للاجتهاد دون ضوابط محددة ووفق خطط موضوعة وعلى ذلك فإن اهمية نشر الوعي الوظيفي بين موظفي الدولة وخاصة المشرفين الاداريين من قبل معهد الادارة العامة ينظم ندوات ولقاءات مستمرة حول ذلك كفيلة بنجاح التطبيق والتنفيذ الدقيق للجودة واتمنى من المسؤولين في معهد الادارة العامة عندما يبدأون في تطبيق الجودة على بعض الادارات ان يبادروا في الادارات التي هي اكثر تنظيماً ودقة وتتوفر لديها خطط دقيقة واساليب معروفة في انجاز العمل حتى لا يصاب المسؤولون عن التطبيق بالاحباط.
الجودة هل تعني مزيداً من الرقابة؟
قد يعتقد البعض ان محاولة معهد الادارة العامة في تطبيق الجودة في الادارات الحكومية هو احكام الرقابة على الموظفين فالجودة تعني البحث عن الأخطاء في اسلوب العمل المقدم ومعوقات الاداء ولا تهدف الى ايقاع العقاب على مرتكبي هذه الاخطاء بل تعمل على تمكين الموظفين من التغلب على المعوقات والمشكلات من خلال عمليات وآليات عملية يقوم بها فريق العمل الذي سيتم تمكينه للقيام بهذا الدور وايجاد النظم الكفيلة بتحقيق الوقاية من هذه المشكلات والمعوقات، كما ان الجودة لا تركز على الفرد بنفس القدر الذي تركز فيه على النظم وذلك حسب رأي لمعالي مدير عام معهد الادارة العامة في احدى المقابلات الصحفية
من هنا فان خطوة معهد الادارة العامة في محاولة تطبيق الجودة على العمل في الادارات الحكومية خطوة رائدة تعكس مدى متابعة المعهد وملاحقته لكل اساليب التطور الاداري.
فقط ما نريده من الادارات الحكومية مزيداً من التعاون مع خطوة المعهد الجبارة هذه ويبقى ما نريده من المعهد محصوراً في سبيل تسليط الضوء على هذه الخطوة الهامة من خلال وسائل الاعلام المختلفة ومن خلال الندوات واللقاءات التي هو اعرف باسلوب تنظيمها وترتيبها.