* كتب - المحرر الاداري
يعد التدريب وسيلة رئيسية من وسائل التطوير الاداري,, وتتجه كثير من الاجهزة الادارية نحو تدريب منسوبيها بهدف اكسابهم المهارات اللازمة لرفع معدلات ادائهم الوظيفي او لإعدادهم للعمل في وظائف اخرى داخل الجهاز.
وتتوقف فعالية التدريب والاستفادة منه على مرحلة رئيسية ومهمة ربما تغفل عنها كثير من الاجهزة الادارية وهي مرحلة تحديد الاحتياجات التدريبية.
مفهوم الاحتياجات التدريبية
هي مجموع التغيرات والتطويرات المطلوب احداثها في معلومات واتجاهات ومهارات العاملين بقصد التغلب على المشكلات والمعوقات الادارية التي تعترض سير العمل والانتاج وتحول دون تحقيق اهداف المنظمة.
أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية
تكمن اهمية تحديد الاحتياجات التدريبية كونها نقطة البداية في العملية التدريبية وهي الادارة الرئيسية للتخطيط السليم للتدريب، حيث تبين من هم الموظفون الذين سيتم تدريبهم وما هو نوع التدريب المطلوب لهم,, وما هو مركز التدريب المناسب.
واذا لم يحدد المسؤول عن التدريب في الجهاز الاداري تلك العوامل بوضوح فإن التدريب سيكون مضيعة للوقت والجهد والمال.
أنواع تحديد الاحتياجات التدريبية
هناك اربعة انواع مختلفة من تحديد الاحتياجات التدريبية هي:
- تحديد احتياجات المنظمة:
ويعتبر من أصعب الاحتياجات تحديدا,, لكونها شاملة بحيث تضمن تحسين الانتاجية رفع الروح المعنوية وتحسين المركز التنافسي للمنظمة وتستمد هذه الاحتياجات من اهداف وأولويات المنظمة.
- تحديد احتياجات الجماعات:
ينتج من تحليل احتياجات الجامعات الحاجة الى برامج تدريبية معينة,, وقد تكون الجامعات متجانسة وغير متجانسة من حيث المهام الوظيفية.
- تحديد احتياجات الموظف:
وهي التي تنبع من عمل الموظف الحالي والذي سيكلف به مستقبلا ويمكن التعرف عليها من تحليل الخصائص العقلية والبدنية والخلقية والتعليم والتدريب والخبرات والمهارات والمعارف والاداء السابق والتوجه المهني للافراد والعاملين.
- تحديد احتياجات الوظيفة:
قد يكون تحديد احتياجات الوظيفة امرا في غاية السهولة او الصعوبة حسب نوعية الوظيفة، فالوظائف التشغيلية التي تحتوي على مهارات حركية يمكن مشاهدتها بحيث يكون تحديد الاحتياجات التدريبية لها سهلا للغاية وبسيطا, اما الوظائف الادارية والاشرافية فإن مشكلة وصف السلوك صعبة جدا ومعقدة,, حيث ان اداء الموظف لمهامه لا يمكن ملاحظته بسهولة.
مصادر التعرف على
تحديد الاحتياجات التدريبية
ان مصادر التعرف على تحديد الاحتياجات التدريبية كثيرة وهي تساعد على تحديد الاحتياجات وتعتمد بعض الاجهزة الادارية على مصدر واحد او اكثر,, وكلما تعددت المصادر ساعد ذلك على تحديد الاحتياجات التدريبية بدقة وموضوعية ومن تلك المصادر:
- الرؤساء المباشرون:
تعتبر آراء الرؤساء عن العمل ومستوى الاداء والمشكلات التي يواجهونها من اهم الوسائل المفيدة في معرفة تحديد احتياجات الموظفين للتدريب.
- الموظفون:
يساهم الموظف في تحديد احتياجاته التدريبية ويمكن معرفة ذلك عن طريق استمارات الاستقصاء الخاصة بتحديد احتياجاته او عن طريق الاجتماعات التي يعقدها مسؤول التدريب للتعرف على نواحي القصور في الاداء, وهذا الاسلوب يعطي الموظف الشعور بالمشاركة في تحديد احتياجاته التدريبية التي تسمح له بالتفاعل وابداء الرأي وتقويم ذاته.
- تحليل الوظيفة:
وهي البيانات المتعلقة بالوظيفة التي يقوم بها الافراد وتركز على تحليل العمل على الواجبات والمهام والعناصر التي تكون الوظيفة وذلك بتجزئة الانشطة الوظيفية التي يؤديها الموظف بشكل كامل ومقارنتها بالخبرات والمؤهلات والصفات الشخصية والسلوكية اللازمة لشاغل الوظيفة لمعرفة اوجه النقص او القصور الذي يجب مواجهته بالتدريب وتحديد نوع التدريب اللازم.
- معدلات الاداء:
معدل الاداء هو مصدر يقاس به مدى قيام الموظف بعمله وتوجد علاقة قوية ووثيقة بين معدلات الاداء والاحتياجات التدريبية منها:
- انخفاض معدل الاداء يدل على حاجة الموظف الى التدريب لرفع كفاءته.
- معدلات الاداء تساعد على تقسيم الافراد الى مجموعات متقاربة وتزويدها بالتدريب المطلوب.
تقارير الكفاية
توضح تقارير الكفاية رأي الرئيس في مرؤوسيه خلال فترة زمنية معينة وتبين مواطن القوة في اعمالهم.
وبالاضافة الى تلك المصادر هناك مصادر اخرى لتحديد الاحتياجات التدريبية منها:
الملاحظة، المقابلة، استثمارات تحديد الاحتياجات، تحليل المشكلات، والمناقشات الجماعية، دراسة التقارير والسجلات.
لقاء مسؤولي التدريب الثاني
في يوم السبت 29 شوال 1417ه عقد مسؤولو التدريب بالاجهزة الحكومية لقاءهم الثاني بمعهد الادارة العامة تحت عنوان (دور معهد الادارة والاجهزة المستفيدة من التدريب في تحديد الاحتياجات التدريبية).
وقد خرج اللقاء بالتوصيات التالية:
- التأكيد على الاجهزة الحكومية بوضع استراتيجية واضحة لعملية التدريب يتم على ضوئها وضع خطط التدريب وتحديد الاحتياجات.
- ضرورة اعتماد الاجهزة الحكومية على الاسس العملية في تحديد الاحتياج التدريبي للجهاز، مع التأكيد على اهمية دقة المعلومات اثناء تحديد الاحتياجات التدريبية.
- التأكيد على كافة الاجهزة الحكومية بتعبئة نماذج خطة التدريب بدقة وارسالها في مواعيدها المحددة الى لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية.
- تفعيل آلية التنسيق داخل الجهاز الحكومي بين ادارة التطوير الاداري والوحدات الادارية الاخرى - بما في ذلك الفروع - في المجالات المتعلقة بالتدريب.
- تفعيل دور الجهاز الحكومي فيما يتعلق بعقد برامج تدريبية داخل الجهاز دون اشتراط احتسابها للأغراض الوظيفية.
- ضرورة الحاق موظفي ادارات التدريب في الاجهزة بدورات تدريبية في مجال تحديد الاحتياجات التدريبية.
- ضرورة انشاء قاعدة بيانات في جميع الاجهزة الحكومية للاستفادة منها في تحديد الاحتياجات التدريبية بالتعاون والتنسيق مع الاجهزة المركزية للتدريب.
- ضرورة تطبيق فكرة الملف التدريبي للموظف بالاجهزة الحكومية والذي يتضمن معلومات كاملة عن الموظف والدورات التدريبية التي التحق بها.
- ايجاد آلية لزيادة فاعلية التنسيق بين معهد الادارة العامة والاجهزة الحكومية للتعرف على الاساليب العلمية في تحديد الاحتياجات التدريبية للمديرين التنفيذيين.
- ايجاد آلية التنسيق بين الاجهزة الحكومية والمؤسسات البحثية (الجامعات، المعاهد، مراكز التدريب,,) في مجال تبني وتشجيع البحوث والدراسات التطبيقية لتطوير اساليب تحديد الاحتياجات التدريبية.
- قيام المؤسسات البحثية (الجامعات، المعاهد، مراكز التدريب,,) بدراسة امكانية تطبيق مفهوم النظام البريطاني في المعايير المهنية.
- التأكيد على الاستفادة بشكل افضل من المعلومات المقدمة من الاجهزة الحكومية للجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية من قبل معهد الادارة العامة والمؤسسات العامة للتعليم الفني والتدريب المهني وذلك لمساعدتها في تصميم البرامج التدريبية.
- التأكيد على الاجهزة المركزية للتدريب بالتوسع في تقديم البرامج التدريبية الخاصة لتلبية الاحتياجات المحددة للاجهزة الحكومية.
- قيام معهد الادارة العامة بالتنسيق مع لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية باعداد دليل ارشادي لمساعدة العاملين في ادارات التدريب في الاجهزة الحكومية على تحديد الاحتياجات التدريبية.
- اهمية دعم نشاط التدريب بالاجهزة الحكومية بالقوى العاملة المؤهلة والمدربة.
- ضرورة اعادة النظر في اجراءات تحديد مخصصات ووظائف التدريب للاجهزة الحكومية بحيث تراعي المعايير الموضوعية التالية:
- حجم القوى العاملة بالجهاز.
- طبيعة نشاط الجهاز.
- نوعية التدريب الذي يحتاج اليه الجهاز.
- ضرورة اعادة النظر في لائحة التدريب لموظفي الخدمة المدنية نظرا لوجود كثير من المستجدات التي طرأت على مفاهيم عملية التدريب وتوسع احتياجات الاجهزة الحكومية.
- التأكيد على لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية بضرورة اجراء دراسة دورية لتقويم واقع خطط التدريب للاجهزة الحكومية وكذلك دراسة خطط المؤسسات العامة عن طريق ادارة المؤسسات في وزارة الخدمة المدنية.
- التأكيد على سرعة ومرونة الاجراءات المتبعة من قبل لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية فيما يتعلق بالاعتراف بالبرامج التدريبية التي تقوم الاجهزة الحكومية بتنفيذها دون الاخلال بمعايير التدريب.