يعتبر البريد الالكتروني من أكثر خدمات الانترنت استخداما ولذا فإنه من المستحسن عند استخدام البريد الالكتروني Electronic E-mail الاسترشاد بالتوجيهات التالية:
اذا اردت ان ترسل لشخص ما رسالة معينة لا بد ان يكون لديك عنوان هذا الشخص, وهناك خلط لدى كثير من الاشخاص بين العنوان البريدي الذي يجب ان يحمل العلامة * وبين الموقع على الويب الذي يحمل العلامة, http://www..
حاول ان تقوم بكتابة رسائلك على الوورد word وانت خارج الخدمة (الإنترنت) لأن في هذا توفيراً للمال ووقت الاشتراك.
حاول ان تقرأ وتجيب على رسائل البريد الالكتروني عندما تكون خارج الخط وذلك حتى لا تربط الخط الهاتفي طويلا وتحفظ المال واذا تلقيت رسالة وتريد مشاركة الآخرين بها اي تحويلها الى شخص آخر froward فيوجد عادة خيار يساعدك بنقل الرسالة ذاتها الى مستلم آخر دون الحاجة الى إعادة كتابتها.
باستعمال النسخ الكربونية cc بإمكانك توزيع الرسالة ذاتها الى عدة متسلمين شرط طباعة عناوينهم بالشكل الصحيح ووضعهم في ملف خاص ويمكن إرسال رسالة تصل الى عدد غير محدد من المستخدمين الذين كتبت عناوينهم في هذا الملف الخاص.
فكر جيدا لمن ترسل الرسالة فهذه الرسالة وثيقة رسمية قد تدان بها وبكلمة اخرى فهي إما لك او عليك.
- بناء على متسلمي الرسائل يجب ان يقتصر مضمون الرسالة على الحقائق لتجنب سوء التفاهم لأن البريد الالكتروني في النهاية هو كلمات اساسية دون نص تفصيلي او تعابير وجهية او لغة جسدية او نغم صوتي معين.
حاول ان تكون رسالئك مختصرة قدر الامكان ولا تحتوي إلا على ما تريد فعلى سبيل المثال يمكن كتابة كل عام وأنتم بخير في تهنئة للعيد بدلا من كتابة عدد من الاسطر التي تسأل عن الأحوال والأولاد و,,,الخ.
تذكر دائما ان اسمك يظهر في رسالتك في أعلى القائمة واحذر ان ترسل رسالة تخويف او تهديد او غيرها لشخص تعرفه او لا تعرفه فهو يعرف من أنت والشركة التي اشتركت فيها ويستطيع اقامة الحجة عليك.
يعتبر البريد الالكتروني بمثابة التلفون وعليه فهي دعوة لعدم إتاحة الفرصة لأي شخص ان يرسل اي رسالة او ملف عبر بريدك الالكتروني حتى تعرف مضمون تلك الرسالة او الملف.
في حالة مشاركتك في لعبة او حوار مع آخرين اطلب من مراسليك إدخال اسمك على الخط ليعرف الآخرون مصدر الرسالة.
اذا كنت جديدا في مجال البريد الالكتروني فتمرن عليه بإرسال الرسائل لنفسك أولا ثم لصديقك ثانيا قبل ان ترسل الرسالة الى من لا تعرف.
عند استقبالك لرسالة ما وترغب في الرد عليها استخدم خانة Reply بدلا من كتابة عنوان البريد من جديد ويمكن الرد على فرد أو على المجموعة كاملة باستخدام Reply to all.
عند تداول حديث سيناريو مع أحد الاخوة او الزملاء في اي حديث استخدم خانة reply ولا تبدأ رسالة جديدة وذلك لكي تتأكد من بحث وقراءة كل المسائل المطروحة في تلك الرسالة ولتعمل على تذكير المرسل بالمسائل التي أثارها في رسالته الاصلية.
اذا كانت الرسالة طويلة فيفضل طباعتها وقراءتها من خلال الورق لكي تحمي عينيك هذا أولا اما ثانيا فيمكن توفير قيمة الاتصال ونستكمل الحديث عن باقي النصائح في الحلقة القادمة ان شاء الله.