في الحلقات الثلاث الماضية تحدثنا عن ماهية شبكات البريد الالكترونية وانواعها وخصائصها واليوم نختتم هذا الموضوع بتكملته وذكر بعض من مزاياها.
اذ يتم الانضمام الى اي قائمة من القوائم البريدية الالكترونية بإرسال رسالة طلب request إلى النظام البريدي الإلكتروني يوضح اسم القائمة المراد الاشتراك فيها وتحتوي على امر الانضمام Subscribe ويقوم بعد ذلك النظام البريدي الالكتروني بعمل اللازم تلقائيا واضافة هذا الشخص ان كانت هذه القائمة من نوع القوائم العامة Public List او بتحويل الطلب الى مدير القائمة List Maintainer إذا كانت القائمة من نوع Restricted List الذي بدوره يرسل رسالة اخرى الى النظام البريدي الالكتروني يخبره بالموافقة Approve على الطلب الجديد وتكون الموافقة مرفقة بالرقم السري List Password لمدير القائمة او عدم الموافقة وذلك بعدم الرد على النظام البريدي الالكتروني او بعدم الموافقة في حالة عدم رد مدير القائمة على رسالة النظام البريدي الالكتروني.
وبمجرد انضمام الشخص الى قائمة معينة فان الشخص سيكون على اتصال دائم مع الافراد الاعضاء بالقائمة وسيكون بيده المشاركة في الموضوعات المطروحة و الرسائل وابداء الرأي والنقاش في اي وقت شاء وفوق ذلك كل ذلك مجاني و مباشر, ويتم الارسال الى القائمة البريدية الالكترونية كالارسال الى عنوان اي شخص عادي وذلك باستخدام العنوان الخاص بالقائمة او الشبكة وبعد ذلك فان الرسالة ستتوزع تلقائيا الى جميع الاعضاء المشتركين في القائمة سواء كانوا افرادا او شبكات اخرى داخل هذه القائمة في جميع ارجاء العالم, اما اذا كانت القائمة من نوع Restricted List فان الرسالة ستحول تلقائيا الى مدير القائمة List Maintainer الذي بدوره سيرسلها الى جميع اعضاء المجموعة او لايرسلها خاصة اذا رأى ان هذه الرسالة قد لاتتناسب مع طبيعة هذه الشبكة اوقد تضر او تسيء الى بعض الاعضاء المشتركين في هذه القائمة, اما القوائم من نوع Members- only فهي خاصة من الناحية العضوية اذ ان العضوية فيها تتطلب موافقة المدير لهذه القائمة بينما الارسال الى القائمة ممكن لجميع الاعضاء تماما كما في القوائم العامة اما غير الاعضاء فانهم لايستطيعون ارسال اي شيء الى جميع اعضاء القائمة باستخدام عنوانها.
ويوجد هناك الكثير من الفوائد والمزايا المهمة التي توجب الاهتمام بإنشاء القوائم البريدية الالكترونية في الجامعات والشركات الكبيرة او الوزارات ومن في حكمها وخاصة الدوائر الحكومية التي يكثر فيها التعاميم الادارية مثل للإحاطة و يعمم على الجميع و للاطلاع وغيرها والفوائد المرجوة من ذلك كثيرة منها على سبيل المثال لا الحصر:
-الاستغناء عن الورق نهائيا في هذه التعاميم وهذا بدوره سيؤدي الى ترشيد استخدام الورق وبالتالي الى تخفيض التكاليف.
-سرعة وصول التعاميم الادارية والتعليمات الى الجميع بدرجة مذهلة بالاضافة الى ضمان وصولها الى الجميع بدون استثناء.
- امكانية الاخذ والرد على المدير او المرسل ومناقشة الامر معه ومع الزملاء الآخرين وتفسير ما غمض من هذه التعاميم في الحال.
-إمكانية ربط هؤلاء الموظفين في فروع الشركة والمقيمين في بلدان وقارات مختلفة ببعضهم البعض ليكونوا على اتصال دائم ومجاني لمناقشة الامور المتعلقة بالمصلحة او الشركة.
-عدم تدخل الانسان في توزيع هذه التعاميم والرسائل والكل منا يعرف انه كثيرا مايتأخر وصول هذه الاشياء بالبريد العادي البطيء جدا خاصة عندما يكون توزيع هذه الرسائل موزعا على مدن مختلفة او دول مختلفة, وفي الاسبوع القادم نلتقي في موضوع اخر فالى اللقاء.