* استطلاع: المحرر الإداري
ماذا يعرف الموظف عن تقرير الكفاية الخاص بتقويم ادائه الوظيفي لعام كامل؟!
وماهو دور هذا التقرير في تعريف الموظف بنقاط الضعف والقوة في ادائه ومساهمته في تعزيز الجوانب الايجابية وتلافي الجوانب السلبية؟!
هذا هو ما نحاول الوصول اليه من خلال استطلاع الرأي السريع الذي قامت الصفحة بإعداده وهو اسلوب علمي واعلامي حديث ومتطور يهدف الى التعرف على رأي المجتمع في موضوع ما من خلال عينة عشوائية صغيرة.
ومجتمعنا في هذا الاستطلاع هو المجتمع الوظيفي والموضوع تقرير الكفاية الذي اصبح اسمه اليوم تقويم الاداء الوظيفي.
والعينة هي مائة موظف حكومي تم توزيع استمارة الاستطلاع عليهم, وتضمنت خمسة اسئلة تدور حول مدى اطلاع الموظف على تقويم ادائه الوظيفي من عدمه, وان كان لا يطلع عليه فلماذا وان كان يطلع عليه فهل يعتقد انه منصف بحقه وهل ساعده على التعرف على اوجه القصور لديه وهل ساهم التقويم في رفع مستوى ادائه الوظيفي.
رأي عام:
ومن اجل ان يحقق هذا الاستطلاع الهدف من اجرائه حرصنا على ان يشمل اكبر عدد من الاجهزة الحكومية من خلال منسوبيها لكي تكون النتائج معبرة عن رأي عام لا عن رأي جهة معينة او جهات محدودة.
وقد تم توزيع استمارة الاستطلاع على 100 موظف ينتسبون لاكثر من 80 جهة حكومية ما بين جهة مركزية او فرع او ادارة.
نتائج مذهلة:
بعد جمع استمارات الاستطلاع وتحليل اجاباتها خرجنا بنتائج مذهلة جاءت على النحو التالي:
57% من الموظفين لا يطلعون على تقويم الاداء الوظيفي السنوي الخاص بهم.
20% من الموظفين يطلعون على تقويم الاداء بانتظام.
18% من الموظفين يطلعون على التقويم احياناً وبلا انتظام.
واجاب ال 57% من الموظفين الذين لا يطلعون على تقارير الكفاية الخاصة بهم حول اسباب عدم اطلاعهم بان ذلك يعود الى عدة اسباب منها انهم لا يطلبون الاطلاع من الادارة المختصة ونسبة هؤلاء 66% من الموظفين او ان الادارة المختصة ترفض طلبهم بالاطلاع على تقرير التقويم وجاءت النسبة في هذا الجانب 34% من الموظفين.
هل التقويم منصف؟
كشف الاستطلاع عن ان 67% من الموظفين الذين يطلعون على تقويم الاداء الوظيفي السنوي الخاص بهم يرون انه منصف بحقهم فيما يرى 24% انه منصف الى حد ما,, اما 9% منهم فيرون انه غير منصف.
التعرف على القصور
اجاب 41% من الموظفين الذين يطلعون على تقويم الاداء الوظيفي الخاص بهم بأن التقويم ساعدهم بشكل كبير في معرفة اوجه القصور في ادائهم فيما قال 44% منهم ان مساهمة التقويم في معرفة جوانب القصور لديهم كانت محدودة, اما 15% منهم فقالوا ان اطلاعهم على تقويم الاداء لم يساعدهم على معرفة اوجه القصور لديهم ابداً.
مساهمة التقويم في رفع الأداء
ساهم تقويم الاداء الوظيفي في ارتفاع مستوى الاداء بشكل كبير لدى 48% من الموظفين الذين يطلعون بانتظام على تقويم ادائهم الوظيفي فيما ساهم بشكل محدود في ارتفاع الاداء لدى 41% منهم, اما 9% من الموظفين فلم يساهم التقويم في رفع مستوى ادائهم,, اما 2% من الموظفين فاكدوا ان اطلاعهم على تقويم الاداء الوظيفي الخاص بهم جاء بنتائج عكسية وساهم في خفض مستوى الاداء لديهم لعدم تحلي التقويم بالعدل والانصاف كما يرون هم ذلك.
نقاط من الاستطلاع
- تراوحت المؤهلات العلمية للمشاركين في الاستطلاع ما بين الشهادة الابتدائية ودرجة الماجستير، وتراوحت مراتبهم الوظيفية ما بين 2-11, فيما تراوح عدد سنوات خبرتهم الوظيفية ما بين 2-32 سنة.
- بعض المشاركين اكدوا ان الادارات المختصة شئون الموظفين عادة ترفض اطلاعهم على تقويم الاداء الوظيفي الخاص بهم رغم يقين المسئولين في هذه الادارات ان الاطلاع على تقويم الاداء حق للموظف كفله له النظام.
- بعض المشاركين اكدوا ان الالحاح والعلاقات الشخصية مع الموظفين في الادارات المختصة هي التي تجعلهم يطلعون على تقارير تقويم الاداء.
- بعض المشاركين ابدوا عدم اكتراثهم واهتمامهم بمعرفة تقويم الاداء الخاص بهم.
- 3% من المشاركين قالوا بان الادارة المختصة رفضت اطلاعهم على تقويم الاداء بحجة انه سري, هذا مخالف للنظام .
- صاحب اكبر رصيد في سنوات الخدمة بين المشاركين في الاستطلاع 32 سنة ويحمل الشهادة الابتدائية قال بانه لم يطلع على تقويم ادائه الوظيفي طوال مدة خدمته لرفض الادارة اطلاعه عليه بحجة انه سري.
* احد المشاركين قال انه لم يطلب الاطلاع على تقويم ادائه الوظيفي طوال 15 عاماً من خدمته كموظف لانه شائع بين الموظفين ان التقويم سري.
* احد المشاركين اوضح انه كلما طلب الاطلاع على تقويم ادائه الوظيفي قيل له لم يعد حتى الآن.
* موظف شارك في الاستطلاع امضى في الخدمة 23 عاماً قال بأنه لا يعرف ان هناك تقريراً سنوياً يعد عن ادائه الوظيفي!!
الخلاصة
كشف الاستطلاع ان هناك قصوراً في تطبيق تقويم الاداء الوظيفي من قبل الادارات المختصة في الاجهزة الحكومية ادارة شئون الموظفين عادة بعدم اطلاع الموظفين على تقارير الاداء الوظيفي الخاص بهم مما يحول دون تحقيق هذا التقويم الاهداف المأمولة منه, رغم ان النظام يقف الى جانب الموظف ويعطيه حق الاطلاع على تقويم ادائه الوظيفي ويعزز ذلك تأكيدات المسئولين في وزارة الخدمة المدنية بأهمية تقويم الاداء الوظيفي وبمشروعية اطلاع الموظفين عليه وحثهم المستمر على ذلك.
الضلعان ورأي العلم والنظام
ولالقاء مزيد من الاضواء حول رأي العلم الادارة والنظام في تقويم الاداء الوظيفي التقت الصفحة بالاستاذ على بن صالح الضلعان عضو هيئة التدريب بمعهد الادارة العامة استاذ الادارة العامة تخصص شئون موظفين فقال:
يعرف تقويم الاداء الوظيفي بأنه عملية ادارية مستمرة يقوم بها شخص او عدة اشخاص للوصول الى حكم على اداء وسلوك موظف ما، خلال فترة محددة عن طريق جمع وتحليل حقائق وبيانات يتم تسجيلها دوريا بهدف تحسين وتطوير اداء الموظف وتحقيق اهداف الجهاز.
فالهدف الاساسي لتقويم اداء الموظف هو تحسين وتطوير اداء الموظف لتحقيق الاهداف المرسومة للجهاز وذلك عن طريق:
* تمكين الموظف المعد عنه التقرير من معرفة نواحي القوة ونواحي الضعف في ادائه وبالتالي محاولة تحسين الاداء وتطويره ذاتيا او عن طريق خطط وبرامج الادارة.
* يساهم التقويم في الكشف عن الاحتياجات التدريبية للموظفين.
* ويساهم التقويم في تزويد ادارات التخطيط والتطوير بمعلومات غنية عن نقاط القوة والضعف في الموظفين وبالتالي وضع خطط افضل في توزيع الموظفين على الادارات المختلفة.
* ويعتبر التقويم وسيلة مساعدة للادارة في اتخاذ بعض القرارات المتعلقة بالترقيات والتعيين والنقل والفصل والمكافآت، وذلك عن طريق توفير المعلومات الاساسية والضرورية لاتخاذ مثل هذه القرارات.
* كما يساهم في الكشف عن مدى كفاءة وفعالية برامج واساليب شئون الموظفين كالاختيار والتعيين والتدريب.
* ويساهم كذلك في معرفة الامكانيات والقدرات الكامنة والمتاحة لدى الموظفين لشغل وظائف اعلى او وظائف قيادية في المستقبل.
* كما انه يعتبر وسيلة ناجحة للحكم على امكانية تثبيت الموظفين المعينين حديثا ومازالوا في فترة التجربة.
وللتقويم آثار هامة على المنظمة وعلى الموظف منذ التحاقه بالخدمة وحتى خروجه منها, اذ انه يضمن تقويما دوريا للموظف اثناء قيامه بمهام وظيفته ويترتب على نتائج التقويم تأكيد احقيته في الاستمرار والترقي وتقلد مناصب ادارية اعلى, كما ان نتائج التقويم تحدد كثيرا من جوانب العلاقة بين المنظمة والموظف.
وتنبع اهمية تقويم الاداء الوظيفي من كونه يعنى بحكم شخص رئيس على اداء وسلوك شخص آخر مرؤوس ، ونتائج هذا الحكم يتم على ضوئها اتخاذ كثير من القرارات المتعلقة بالموظف والمنظمة ككل.
ورغم اهمية التقويم والفوائد التي ستجنيها المنظمات من تطبيقه الا ان هناك سلبيات في التطبيق مما يظهر التقويم على انه عديم الجدوى، فبعض هذه السلبيات يعود لمعد التقرير وبعضها يعود لنظام التقويم وبعضها الآخر يعود الى الجهات المسؤولة عن تطبيق نظام التقويم.
فمن الاسباب التي تتعلق بمعد التقرير، الاخذ بالانطباعات الشخصية عن الموظف وتأثير هذه الانطباعات سواء كانت ايجابية او سلبية على تقييمه لاداء الموظف, وكذلك تساهل بعض معدي التقارير وذلك باعطاء تقديرات عالية لجميع الموظفين بغض النظر عن الفروق الفردية بينهم، وقد يرجع السبب في ذلك خشية الرؤساء من مقابلة موظفيهم وتجنبا لمعاداتهم وكسبا لرضاهم, وعلى النقيض من ذلك يتجه بعض معدي التقارير الى الشدة في التقويم وذلك باعطاء تقديرات منخفضة دون النظر الى الاداء الفعلي للموظفين.
كما ان من اخطاء معدي التقارير اتجاه بعضهم الى اعطاء تقديرات متوسطة او اعلى من المتوسطة لجميع او غالبية الموظفين رغم وجود اختلافات واضحة في ادائهم.
ويتأثر بعض معدي التقارير عند تقويم اداء مرؤسيهم بعلاقات الصداقة والزمالة والعلاقات العائلية والميول وغيرها من المؤثرات.
وللغرض من اعداد التقرير تأثير واضح على معدي التقارير فغالبا ما يختلف التقدير باختلاف الغرض من التقويم وقد عالجت المادة 36/9 من لائحة تقويم الاداء الوظيفي ذلك باعتبار التقرير المعد عن الموظف كافيا لجميع الاغراض.
ومن اهم السلبيات المتعلقة بمعدي التقارير عدم اخذهم لموضوع تقويم الاداء الوظيفي بجدية واهتمام حيث ينظر كثير منهم للتقويم على اساس انه تأدية واجب لابد منه، وبالتالي تتم تعبئة نماذج التقويم بدون تحري الدقة والرجوع الى سجلاته لتأييد تقييمه.
اما السلبيات المتعلقة بنظام التقويم فيمكن حصرها في استخدام طريقة للتقويم يتم تعميمها على جميع الادارات والمنظمات بغض النظر عن طبيعة ومستوى الوظائف فيها مما قد لا يحقق الكفاءة المطلوبة.
وكذلك عدم كفاءة النماذج المستخدمة في التقويم اما لعدم تضمنها لارشادات توضيحية وتعريفية لعناصر التقويم، او اشتمال النماذج على عدد غير مناسب من عناصر التقويم سواء بالزيادة او النقصان، او استخدام عبارات غير واضحة، او التركيز على عناصر تتعلق بالصفات الشخصية اكثر من العناصر المتعلقة بالاداء الفعلي للموظف.
كما ان من سلبيات نظام التقويم عدم توفر اوصاف وظيفية دقيقة واضحة في يد معدي التقارير عن وظائف مرؤوسيهم.
وبالنسبة للسلبيات المتعلقة بالجهة المسؤولة عن نظام التقويم فتتضمن قلة اصدار وتوزيع النشرات الدورية من لوائح وانظمة وارشادات تتعلق بنظام تقويم الاداء الوظيفي.
وقلة المساهمة في تدريب معدي التقارير وتزويدهم بالاساليب الحديثة لمعالجة الاخطاء الشائعة وكيفية تفاديها, واخيرا قلة المتابعة من قبل الجهات التي تضع هذه الانظمة لاسلوب التطبيق في الجهات المنفذة.
ولتحقيق اهداف تقويم الاداء فانه لابد من اطلاع الموظف المعد عنه التقرير على نتيجة التقرير وبصفة دورية, فعدم اطلاعه على نتيجة التقويم يضع الموظف في حيرة من امره ويتسرب اليه الشك والقلق لعدم معرفته رأي الادارة الرسمي في ادائه, وبهذا الخصوص فقد نصت المادة 36/6 من لائحة تقويم الاداء الوظيفي على ان الموظف المعد عنه التقرير له حق الاطلاع عليه دون غيره , وهذا هو عين الصواب لان الغرض الاساسي من التقويم هو تحسين وتطوير اداء الموظف, فاذا لم يعرف الموظف سواء صاحب الاداء الممتاز او الضعيف نقاط القوة والضعف في ادائه ولا رأي رئيسه المباشر في ادائه فانه سيعيش في دوامة من القلق، وبالتالي فان صاحب الاداء الضعيف لن يحاول تحسين ادائه لاعتقاده انه يؤدي عمله على احسن وجه، ولاعتقاد الموظف صاحب الاداء الممتاز ان لا احد يقدر عمله, فتبليغ الموظف بنتيجة تقويم ادائه وتعريفه بنقاط القوة والضعف سيزيده ثقة في النظام وسيدرك بان الادارة تتابع وتهتم بادائه، لذا فانه سيحاول جاهدا تحسين ادائه.