يتطلب إنجاز المهام الوظيفية استخدام الأدوات المكتبية المختلفة أو الأجهزة كالآلة الكاتبة أو الكمبيوتر أو آلة التصوير,,, وغيرها.
ولكن هل نحن نستخدم هذه الأدوات والأجهزة بالطريقة المثلى التي تساعدنا في القيام بالعمل المطلوب؟,, أو ماهي الطريقة المثلى لاستخدامها؟
هذا سؤال يطرح نفسه على كل موظف وموظفة,,.
أولا- فيما يخص الأدوات المكتبية:
* يجب أن يتوفر بمكتب كل موظف وموظفة الأدوات المكتبية اللازمة للقيام بمهام العمل دون أن يحمّل المكتب فوق طاقته من تلك الأدوات.
*وضع الأدوات التي تستخدم باستمرار (اقلام-دباسة) فوق سطح المكتب والأدوات التي تستخدم باستمرار توضع في أحد الأدراج بحيث تكون في متناول اليد حين الحاجة إليها (طامس- اوراق مسطرة).
*تفقد الأدوات المكتبية بصورة دورية والتخلص من التالف والمستهلك منها واستبداله بأخرى جديدة مع التأكد من توفر ماتحتاج اليه من أدوات لتلافي إزعاج زملاء العمل بكثرة طلبك لإحدى الأدوات.
*حسن استخدام الأدوات والمحافظة عليها بعدم تعريضها للتلف السريع وخاصة القابل منها لذلك مثل (الطامس -المواد اللاصقة- الأقلام) بأن تغلق فور الانتهاء من استخدامها.
*عند الحاجة لاستخدام مكتب احد زملاء العمل فيجب المحافظة عليه بعدم الكتابة عليه والعبث بالأوراق التي عليه إضافة الى اعادة الأدوات التي استخدمتها دون إغفال ذلك وأخذها معك إلى مكتبك وإن حدث فأعدها مرة أخرى إلى حيث كانت.
*وضع مفكرة يومية أمامك على سطح المكتب لاستخدامها في تدوين الملاحظات اليومية الهامة بدل الاعتماد على الذاكرة والتعرض للنسيان.
ثانيا- فيما يخص المعاملات يجب مراعاة التالي:
*ترتيب المعاملات اليومية التي ترد في ملفاتها فور الانتهاء منها يساعد على حفظها من الضياع وسهولة الرجوع اليها وقت الحاجة إضافة الى مايترتب على ذلك من عدم تكدسها فوق سطح المكتب مما يربكك ويضيع وقتك في البحث عن معاملة معينة.
*ترتيب الملفات وترقيمها داخل الخزائن يسهل عليك وضع واستخراج المعاملة بدل فتح وإغلاق جميع الملفات للبحث عن الملف والمعاملة المطلوبة.
*تخصيص رقم معين لكل ملف ووضع المعاملات الخاصة به بشكل متسلسل وتكتب في قائمة المحتويات التي تثبت داخل الملف مما يسهل معه البحث عن أي معاملة مطلوبة واستخراجها بالسرعة الممكنة.
*عدم وضع أي معاملات او ملفات على المكتب في نهاية الدوام اليومي حتى لاتتعرض للضياع او التلف.
ثالثاً- الآلات المكتبية وحسن استخدامها:
*التأكد من وجود أوراق تصوير كافية قبل القيام بعملية التصوير والتأكد من العدد المطلوب تصويره حتى لا يؤدي تصوير أوراق زائدة الى زيادة في الاستهلاك دون فائدة.
*تفقد كمية الأوراق الخاصة بالآلة وكذلك الأشرطة بالنسبة للآلة الناسخة بصورة مستمرة حتى لا تفاجأ بنفاذ الكمية الموجودة في عهدتك قبل طلب كمية أخرى الأمر الذي يترتب عليه التأخر في أداء العمل المطلوب.
*المحافظة على الآلات والتأكد من أغلاق التيار الكهربائي في نهاية الدوام اليومي حتى لايؤدي بقاء التيار بها إلى ارتفاع درجة الحرارة التي قد تسبب تلفها وتغطيتها بالأغطية الخاصة بها حتى لايتسرب لها الغبار فيتلفها.
*سرعة إبلاغ القسم المختص في حالة حدوث أي عطل في الآلة حتى لو كان بسيطاً لتلافي حدوث عطل أكبر.
ونختتم هذه الآراء ببعض الملاحظات حول غرفة المكتب بصورة عامة التي تساعد على بعث الراحة النفسية وأداء العمل بصورة أفضل:
*المحافظة على جو معتدل داخل الغرفة يساعد الموظف على أداء عمله بصورة أفضل.
*وجود اصيص للأزهار سواء طبيعية أو صناعية يشع الراحة والبهجة في نفس الموظف والمراجع على حد سواء.
*تناسق ألوان المكتب والخزائن ومقاعد الجلوس مع الستائر والسجاد داخل غرفة المكتب يشعر الموظف بالراحة ويعطي إنطباعا طيباً لدى المراجع.
*المحافظة على نظافة المكتب وأدواته وعدم إلقاء الأوراق أو القصاصات على الأرض ووضعها في السلة المخصصه لذلك والتي يجب أن تتوفر جانب كل مكتب.
*عدم تناول الطعام فوق مكاتب العمل لأن ذلك يسبب تعرض المكتب والمعاملات والأوراق عامة لآثار الطعام والشراب بل قد يسبب تلفها بالاضافة الى أن ذلك مظهر غير حضاري,