قال احد المديرين التنفيذيين مؤخرا وهو يجول بنظره في ارجاء غرفة مكتبه انني اعرف بكل وضوح دائما ما يجب علي عمله وما هي افضلياتي غير انني لا اجد على ما يبدو ابدا المواد التي تساعدني على ذلك , وقد يتبادر السامع لاول وهلة بأن مكتب هذا المدير لابد وان يكون في اضطراب وفوضى بحيث انه يعجز عن العثور على ما يريد من مواد, غير ان الواقع ليس كذلك, فكل الاوراق والرسائل والملفات والتقارير والجداول مرتبة ومنسقة امامه, لكن مشكلة هذا المدير هي ان كل هذه المواد ليست مرتبة بطريقة عملية بحيث تكون كل مادة قريبة من الموضع الذي ستستعمل فيه.
وفيما يلي عدد من الاسئلة يمكنك بواسطتها معرفة ما اذا كان عملك يسير بالسهولة واليسر اللازمين, فاذا كان جوابك بالايجاب علىاي من هذه الاسئلة، فربما يكون عملك اذن لا يسير حسبما يرام.
هل اضطررت ابدا للتوقف عن املاء رسالة الى سكرتيرك، ريثما يقوم هو باستخراج خطاب او وثيقة من احد الملفات؟
- هل حدث ان استغرق منك جمع الاوراق اللازمة للقيام بعمل ما وقتا اطول من الوقت الذي استغرقه قيامك بذلك العمل؟
- هل حدث ان اضعت وثيقة ثم اكتشفتها بعد اسبوع في مكان لم تكن تتوقع ان تجدها فيه على الاطلاق؟
- هل حدث ان اضطررت الى ازاحة الاوراق على مكتبك لتفسح فراغا لوضع المواد اللازمة لك للقيام بمهمة فورية؟
فاذا كنت تعاني من إحدى هذه المشاكل او جميعها، فلا تقنط, اذ ان هناك وسائل عديدة يمكنها ان تزيد من فعاليتك وتحد من الشعور بالخيبة لديك, ولعل ابسط هذه الوسائل هي ان تتقيد باحد المبادىء الاساسية لادارة الاعمال ألا وهو ان جميع الادوات اللازمة للقيام بعمل ما يجب ان تكون في مواضع يمكن رؤيتها والوصول اليها, وفيما يلي بعض الاسباب التي توضح كيف ان تنظيمك لامورك على هذا النحو من شأنه ان يسهل عليك عملك ويزيد من فعاليته.
الاستفادة من حماسك المبدئي, اذ ليس ابعث على اليأس عند الشروع في عمل جديد من قطع حيل تفكيرك للغوص بين الدوسيهات بحثا عن الاوراق التي تحتاجها, ولذا فان وجود هذه الاوراق في مكان مرئي بقربك يمكنك من ان تعكف فورا على المهمة الحقيقية التي امامك وعليك معالجتها.
توفر عامل تذكير مرئي, فانت عندما تكون عاكفا على حل مشكلة ما، تكون هناك مشاكل عديدة اخرى في انتظارك, ولذا فان وجود بعض الاشياء التي تذكرك بهذه المشاكل يساعدك على عدم نسيانها.
المساعدة في حل المشاكل, فانت عندما تكون منغمسا في محاولة حل مشكلة من المشاكل، فان الاشياء والاوراق الخاصة بالمشاكل الاخرى، اذا كانت مرتبة على مقربة منك، قد تساعدك على اكتشاف رابطة بينها تساعدك في حل المشكلة التي تعالجها.
تقوية معنوياتك لرؤيتك بعض ما امكنك تحقيقه امامك, اذ ان اكثر ما يبعث على خيبة المديرين التنفيذيين ان معظم عملهم وانجازاتهم لا تكون بادية للعيان, وعليه، فاذا بدأت النهار برزمة من الدوسيهات فان انخفاض عدد هذه الدوسيهات نتيجة فراغك من معالجتها من شأنه ان يعطيك شعورا بالراحة والامتنان لانك انجزت الكثير من عملك, ثم ان رؤيتك ما تبقى امامك من دوسيهات يجعلك تعمل بعزم اكبر على انهائها.
بالطبع ليس بالامكان دائما ان تضع كل ما تحتاجه بقربك, فلا شك ان سطح مكتبك لن يستطيع استيعاب كل ما تحتاج من اوراق وادوات, ولكن اليك بعض الوسائل التي يمكنها مساعدتك في هذا السبيل.
اشرك سكرتيرك في تخطيطك, فانت لو اعلمت سكرتيرك مقدما بالامور التي تعتزم اداءها، فانه يستطيع ان يعدها لك عندما تحتاجها, ومع الوقت فسيعرف سكرتيرك ماهي الاشياء التي ستحتاج اليها في عملك دونما حاجة بك لان تقول له شيئا عنها.
بالنسبة للامور التي تتطلب مواد معينة، اكتب بعض الملاحظات الموجهة لنفسك فهناك اشياء لا تتطلب اكثر من التفكير او قد يكون هناك اناس تريد الاتصال بهم هاتفيا او الاجتماع بهم او زيارتهم فبدلا من ان تحتفظ بكل هذه الامور في ذاكرتك او جمعها كلها في قائمة، فقد يكون من الافضل لو تكتب لنفسك ملاحظات منفصلة تضعها امامك بحيث تظل تراها طوال الوقت.
ابعد الامور ذات الاهمية الاقل من امامك مباشرة، حتى تستيطع الاستفادة استفادة كلية من سطح مكتبك، فان عليك ان تضع عليه كل الامور المهمة ذات الاولوية ولا شيء آخر, ويمكنك بالتعاون مع سكرتيرك تصنيف الامور حسب اهميتها, ولكن يجب ان تحتفظ على مقربة منك وفي متناول يدك بدليل التلفون والتقويمات والخرائط والجداول اللازمة لك, غير ان هذه الامور ليس من الضروري ان تكون في موضع مرئي.
اعط كيانا ماديا لافكارك,حتى تحصل على فائدة اضافية من ترتيب الاشياء الموضوعة على سطح مكتبك ان تعطي افكارك كيانا ماديا.
فربما تكون، على سبيل المثال قد قرأت مقالة في احدى الصحف اعطتك فكرة للقيام بعمل ما, فحتى لا تنسى هذه المقالة وبالتالي العمل الذي اوحته لك، استخرج نسخة عن المقالة وضعها على مكتبك حتى تراها طوال الوقت, اذ ربما تجد بعض الوقت، بين فترات العمل الجاد، للتفكير في المقالة وما توحيه لك من افكار.
خلاصة القول، الق نظرة على سطح مكتبك, وانظر هل كل الاشياء التي عليه باستثناء الهاتف ضرورية لك في عملك؟ قرر لنفسك الامور التي تلزمك وتلك التي لا تلزمك ثم قم بتنظيمها فوق مكتبك, فسطح مكتبك يمكن ان يساعدك كثيرا في زيادة فعالية عملك.