تصميم نموذج المتابعة أمر مطلوب ليكون المدير أكثر أمانة في إعداد التقرير

* كتب - محرر القوى العاملة
سؤال قد يواجه كثيرا من المديرين,, كيف يمكن قياس او تحديد كمية الانتاج بين هذا الموظف أو ذاك؟ كيف يمكن ان يكون الحكم عادلا ليعطي كل ذي حق حقه لنعرف ماذا انجز هذاالموظف وذاك وسنحاول التطرق لذلك من خلال التقرير التالي:
قياس الأداء يمكن في هذه الوظائف
هناك نوع من الوظائف التي لا يجد المدير نفسه حائرا في تحديد نسبة المنجز من الاعمال والتي ترتبط بإحصائيات ونماذج واعمال متماثلة مرقمة ومتسلسلة,, رغم ان بعض المديرين لا يعتمدون عليها رغم أهميتها فيتساوى الكل في ذلك وخاصة عن اعداد تقرير الاداء الوظيفي ولكن المشكلة قد تزداد وتستفحل عندما تكون الخدمة او العمل المنجز لا يحمل رقما تسلسليا او نموذجا يمكن احصاؤه خاصة وان لدى العديد من الاجهزة الحكومية حاسبات آلية تستخدمها في الكثير من الاعمال وقادرة على استخراج احصائيات يومية او شهرية او اسبوعية؟!
وهذه الاعمال التي تشكل حيرة للمدير هي بعض المعاملات التي لا تتماثل ابدا فهناك معاملات لا تحتاج الا الى اجراء بسيط وهناك من المعاملات ما يحتاج الى دراسات مستفيضة، ولا يمكن بحال من الاحوال ان يقوّم الموظفون من خلال معاملات متفاوتة الانجاز؟
تقويم الموظفين
وقد يعتمدكثير من المديرين للأسف عند اعدادهم تقارير الاداء عن الموظفين على الذاكرةفيعتمد ما يسجلونه في التقرير عن صورة الموظف في الايام الاخيرة قبل اعداد التقريرهذا ان لم يكن انطباعهم عنه قبل لحظات قليلة من اعداد التقرير,!!
فيخرج التقرير لايمثل واقع الحال ولا يعكس الامانة المتوخاة ولا العدالة في اعداد التقارير بين موظف نشط طوال العام وموظف نشط خلال ساعات فقط، وموظف ملتزم بالدوام طوال العام وموظف لم يلتزم بالدوام سوى لايام قليلة سابقة لاعداد التقرير,!!
نموذج المتابعة؟
اننا نقترح ان يكون هناك نموذج للمتابعة لدى كل مدير ادارة او رئيس قسم يشرف على مجموعة من الموظفين يتضمن اسم الموظف ومدة انجاز العمل التي يراها المدير وتاريخ احالته للموظف وتاريخ انجاز العمل (انظر الجدول) ويحفظ في ملف خاص بالمدير يمكن الرجوع اليه عند اعداد التقرير عن أيٍّ من الموظفين
نقاط القوة في الموظفين
ايضا هناك نموذج آخر يمكن الاستفادة منه لتسجيل نقاط القوة لدى الموظف من خلال ملاحظات المدير يتضمن الاقتراحات المقدمة وموضوعها وتاريخ تقديمها يسجل فيها المدير ما يتقدم به الموظف من مقترحات بناءة لتطوير العمل.
ويعطى اهمية اكبر للاقتراحات البناءة التي يمكن تنفيذها او تأخذ طريقها للتنفيذ (انظر الجدول).
من هناك يستطيع المدير التفريق بين موظف مبدع، موظف مفكر يقدم اقتراحات لتطوير العمل وموظف لا يراه المدير الا عند التوقيع صباحا والانصراف ظهرا!!
كل هذه النقاط يمكن اضافتها الى نقاط القوة في تقرير الموظف عند اعداده كما يتم ايضا اعداد نقاط للضعف في سجل خاص سنحاول التطرق إليه في اعداد قادمة.