لماذا نستمر بالغرق في بحر من الاوراق غير الضرورية مهما حاولنا ترتيب مكتبنا؟ هذا ما سوف نجيب عنه اليوم محاولين أن نسيطر على تدفق الاوراق من مكتبنا واليه.. اما هدفنا فهو الوصول مع نهاية اليوم الى مكتب خال من الاوراق وتطبيق تقنيات تخفف من تدفق ماهو غير ضروري منها، وتنظيم ما لدينا من ملفات.. وهذا أساسي لإيجاد الجو المناسب لبداية مهمة تنظيم الوقت.
الحد من تراكم الأوراق
* حملة تخفيف الاوراق.
* التعامل الفعال مع الاوراق.
* التوثيق الفعال.
لا يمكننا التركيز على الاشياء المهمة الا اذا تخلصنا من كل ما هو قليل المردود. اذا تفحصنا كل المذكرات والتقارير والفاكسات والرسائل والمجلات والفواتير والبريد التي تصل يومياً الى مكتبنا يتضح لنا جيداً أن معظمها غير ضروري في اساسه.
نحن لا نكف عن لوم الآخرين على تراكم الاوراق عندنا، لكننا لم نفكر يوماً بأن أسلوبنا في العمل هو السبب الكامن وراء ذلك. كم من مرة رددنا لزملائنا:
«أرسل لي نسخة حتى أضعها في ملفاتي» هل تستطيع ان ترسل لي كتاباً خطياً بذلك؟ «أكتب لي تقريراً عن ذلك»، «أرسل مذكرة عن ذلك للجميع»، «لا أستطيع التصرف الا اذا ارسلت لي نسخة مكتوبة بذلك»؟ والجدير بنا أن نسأل أنفسنا اولا ما اذا كان ذلك ضرورياً. ولماذا لا نكتفي بالكلام الشفهي او الاتصال عبر الحاسوب؟ لماذا لا يكون الورق آخر وسيلة نلجأ اليها؟ نحن أيضا نتذمر من كثرة البريد غير الضروري الا اننا نتخلص من المندوبين الذين يتصلون بنا طالبين منهم ان يرسلوا إلينا مزيداً من المعلومات عبر البريد.يتوجب علينا، من جهة أخرى تخفيف الاوراق التي نرسلها من مكتبنا.
اذ ماذا نتوقع اذا كنا نرسل إلى الآخرين باستمرار مذكرات ونسخاً وما شابه ذلك:
غير ان نتلقى ما يوازيها بالمقابل؟ من هذا قررنا تخصيص نصف ساعة في اليوم لوضع استراتيجيات لتخفيف تراكم الاوراق وتنفيذها. وستساعدنا اللائحة الآتية على ذلك:
لائحة تخفيف تراكم الأوراق
* سحب الأسماء من البريد الخارجي.
* سحب الأسماء من لوائح التعميمات الداخلية.
* الزام الزملاء بالاختصار.
* اعادة ارسال الاوراق اذا دعت الحاجة الى ذلك.
* التحدث الى الأشخاص بدلا من ارسال الأوراق اليهم.
* الطلب من الزملاء ألاّ يرسلوا تقارير الا في الحالات الاستثنائية.
* تخفيف عدد الاوراق المرسلة إلى الآخرين.
* اعادة الاوراق غير الضرورية الى مرسلها.
علينا أن نضع هدفاً محدداً لتخفيف الاوراق المتراكمة على المكتب خلال الاشهر القليلة القادمة، وان نطلب مساعدة زملائنا، فتخفيف الاوراق يعني تخفيف التكلفة، وتحسين الانتاجية، والمعنويات والتواصل، والخدمات المقدمة.
التعامل الفعال مع الورق
يجب العمل على الورقة التي تصل الى مكتبنا مرة واحدة فقط لأن قلة هم الذين يتوافر لديهم الوقت الكافي لتناول الورقة عدة مرات دون العمل عليها والعمل على الورقة نفسها مرات ومرات يشغل المرء طيلة النهار ويمنعه من تحقيق نتيجة اضافية فعلية.
اختبار الحصبة
هذا تمرين يشجعنا على العمل على الورقة في كل مرة يتناولها للعمل عليها. واذا كانت معظم الاوراق الموجودة على مكتبنا تعاني نهاية الاسبوع تفشي الحصبة فهذا لا يدل الا على ضرورة تغيير عاداتنا.
ان عدم اتباعنا لنظام معين في عملنا على الأوراق الوافدة الينا اضافة الى ميلنا الطبيعي لان نكون مترددين يؤديان الى تراكم اكوام من الاوراق غير المنجزة على مكتبنا ويعمل عدد منا في اجواء من الفوضى مبررين ذلك بقولهم: «اعلم مكان كل غرض» او هذا يتناسب وشخصيتي «أو» هذه فوضى منظمة.
والمرء قادر دائما على ايجاد الاعذار، الا ان الابحاث والمنطق تظهر لنا ان المكتب غير المنظم لا يؤدي الا الى:
* إنتاج أقل.
* ضياع الفرص وانقضاء المهلة.
* بحث جنوني عن معلومات ضائعة.
* ساعات عمل طويلة.
* معنويات منخفضة.
* لهو غير مرغوب فيه.
* أزمات غير متوقعة.
علينا أن نتذكر عند قراءتنا للائحة السابقة كل ما أصابنا في عملنا خلال الاسبوع المنصرم بسبب سوء ترتيبنا للاوراق.
وقبل أن نبدأ بعملية السيطرة على فيض الاوراق علينا ان نرتب مكتبنا.
فالترتيب يبدأ من هذه الساعة، والمطلوب التخلص من كل ماهو غير ضروري: الكتيبات البراقة، التقارير المهملة، المجلات التي لن نقرأها ابدا، المذكرات التي لن نعيد النظر اليها مجددا، وهذه الاشياء تتراكم لانها تبدو للوهلة الاولى مهمة فنتركها جانبا قائلين لانفسنا اننا قد نعود اليها عندما يسمح لنا الوقت بذلك.
والاهم من ذلك هو ابقاء المكتب مرتبا بعد التخلص من كل ماهو غير ضروري. فالكثير من الناس يرددون: «اعلم ان مكتبي مملوء بالاوراق، لكنها غير مهمة ولا تتعلق بالعمل الحقيقي الا انها في الحقيقة تخفي تحتها الاوراق المهمة وهي تلهيهم باستمرار وتتحول الى شيء جدير بالاهتمام كلما شعروا برغبة في تأجيل عمل ما. وعملية الترتيب هذه لا تعني اننا لن نرى أوراقاً على المكتب من بعدها ابدا بل انه علينا التركيز على مشروع واحد كما انه علينا تفادي ترتيب مكتبنا على حساب تراكم الاوراق في كل الامكنة الاخرى من الغرفة.
تقنية الرافت (RAFT):
وهي تقنية تمنعنا من الغرق في بحر الاوراق وتقتضي بأن نقرر فور وصول الورقة الينا ماذا سنفعل بها نهائيا. في الواقع، هنالك اربع طرق للتصرف بالاوراق التي نتلقاها: أن نحولها Refer» او ان نعمل عليها Act on او ان نضعها في الملف المناسب File it او ان نرميها Throw it away.
فالورقة المحمولة توضع فوراً في علبة الاوراق التي يجب إرسالها والورقة التي يجب توثيقها توضع فوراً في الملف المناسب، والورقة غير اللازمة ترمى فوراً في المهملات، واذا امكن يتم العمل على النوع المتبقي من الاوراق في اللحظة نفسها وفي حال عدم تمكننا من ذلك علينا وضعها في ملف امامنا المهم ان يكون لدينا مكان لكل شيء وان يوضع كل غرض في مكانه.
لائحة تنظيم الأوراق
* عدم التردد حيال الأوراق الواصلة.
* معالجة الورقة مرة واحدة إذا أمكن ذلك.
* تفادي كثرة المفكرات ودفاتر الملحوظات.
* العمل على مشروع واحد في الوقت الواحد.
* تفادي تخزين الأوراق في العلبة المخصصة للأوراق الوافدة.
* استخدام تقنية«الرفت».
* وضع الأوراق الموجودة داخل محفظتنا يومياً.
التوثيق الفعال
يشكل نظام التوثيق سواء أكان إلكترونياً أو على الأوراق، أبرز أداة تنظيم على الإطلاق. واليوم سنركز على الملفات الورقية، إلا أن الشيء نفسه ينطبق على التوثيق على الكومبيوتر.
يعدّ معظم الناس، لسوء الحظ، أن مسألة التوثيق هي مسألة ثانوية غير جديرة باهتمامهم الشخصي فيأتي نظام التوثيق عشوائيا وتتراكم الأوراق على المكاتب ويزداد احتمال ضياع الأشياء المهمة. ولا يكون هدف ترتيب الملفات إلا إبعاد الأوراق عن النظر وليس كيفية إيجادها عند الحاجة.
تنظيف الملفات
إن نظرة واحدة نلقيها إلى ملفاتنا تظهر لنا أن معظمها مهمل: مشروعات مهملة، كتيبات براقة، تقارير قديمة، مواد للقراءة لم نلمسها. فقد أظهرت الدراسات، في الواقع، أن ما يقارب«85%» من المعلومات التي نحتفظ بها لا نعود إليها أبدا وأن نسبة كبيرة من الوثائق التي نبقيها في ملفاتها هي أصلاً محفوظة في مكان آخر. لذلك قررنا تخصيص ساعة ونصف الساعة اليوم لتنظيف ملفاتنا عبر رمي الآتي في سلة المهملات:
1- كل ما لن نعود إليه أبداً.
2- كل ما يسهل إيجاده في مكان آخر.
3- كل ما يقل مردوده.
وإذا كنا غير مترددين في عملية التنظيف هذه، فإن حجم ملفاتنا سينخفض بنسبة«50%». هنالك قاعدة متبعة في عدد من المؤسسات البيروقراطية وهي:«احفظ عندك نسخة عن كل شيء قبل أن ترميه لأنك قد تحتاج إليه يوماً ما» هذه القاعدة المبالغ فيها تعكس خوف عدد من الناس حيال التخلص من الأشياء. فيقول الواحد لنفسه إنه سيحتاج إلى الوثيقة حتماً في يوم من الأيام. أما الأشخاص الذين لا يتهاونون في رمي الأوراق فهم يؤكدون أنهم نادراً ما يحتاجون إلى هذه المستندات غير المهمة وأنه في حال حدوث ذلك فلا بد من وجود نسخة عنها في مكان ما.
المهم بعد الانتهاء من عملية التنظيف إبقاء عدد الملفات قليلاً وذلك عبر:
* التنظيف اليومي للمستندات.
* الطلب من الاخرين الاحتفاظ بنسخة عما يرسلونه لنا.
* وضع علامة على الأشياء العائدة إلى تاريخ بعيد.
* عدم الاحتفاظ بنسخ متعددة للشيء الواحد في ملفات متفرقة.
* الطلب من الآخرين الإنجاز في أوراقهم.
* إرسال الملفات القليلة الاستعمال إلى الأرشيف.
إعادة تنظيم الملفات
كلما كانت الملفات منظمة، ازداد احتمال إفادتنا من المعلومات الموجودة فيها. وهنالك قول مأثور مفاده أنه إذا نسي المرء أنه يحتفظ بشيء ما أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء فهذا يعني حتماً أنه لا يحتاج إليه أبداً.قلة هم الذين يحاولون اتباع طريقة معينة في ترتيب ملفاتهم. فنراهم يعنونونها من دون تفكير، ويضعونها عشوائياً في الجوارير، ومن ثم يمضون ساعات وساعات في البحث عنها.
هنالك ست طرق أساسية لترتيب المعلومات:
* وفق الموضوع.
* وفق الأبجدية.
* وفق التاريخ.
* وفق اللون.
* جغرافياً.
وفق الأرقام.
وما علينا إلا التوفيق بين عدة طرق حتى نصل إلى النظام الذي يلائم طريقة عملنا ومن ثم ترتيب الملفات على أساسه.
وستساعدنا على هذه المحاولة اللائحة الآتية:
لائحة تنظيم الملفات
* استخدام العناوين البسيطة.
* تقسيم الملفات المنتفخة بالأوراق.
* فصل الملفات الضرورية عن تلك القليلة الأهمية.
* وضع خزانة الملفات بالقرب من المكتب.
* اتباع نظام ترتيب موثوق به.
* تنظيف الملفات باستمرار.
المصدر: كتاب مهارات وتفعيل وتنظيم الوقت | 
