تعد الرقابة أو المتابعة وظيفة أساسية من ضمن وظائف الإدارة كالتخطيط والتنظيم والتنفيذ وتقوم بدور حيوي في هذه الوظائف أيضاً، وذلك لكون الرقابة تهتم بضرورة سير العمل في هذه المجالات طبقاً للأنظمة أو اللوائح أو ....
....الخطط التي وضعت لها، فالرقابة تكتشف الأخطاء من أجل تصحيحها وتطويرها فضلاً عن المحاسبة عليها حتى لا تتكرر ممن وقع فيها ولكي يرتدع غيره من الإقدام على ارتكابها.ففي مجال التخطيط يكون دور الرقابة التأكد من أن من قام بوضع الخطة قد حدد الأهداف والسياسات والإجراءات والمدة الزمنية لتنفيذ الخطة، وأنه قد راعى العوامل المؤثرة على عملية التخطيط بما في ذلك البيئة الخارجية، وأنه تم تحديد أسلوب التنفيذ السليم والصعوبات التي يمكن أن تواجه الخطة قبل وأثناء التنفيذ والحلول المقابلة لذلك.
وفي مجال التنظيم: يكون دور الرقابة التأكد من وجود هيكل تنظيمي يحدد الصلاحيات والواجبات وأنه يقوم بدوره الفعلي، كما تقوم الرقابة بمعرفة أسلوب العمل هل هو مركزياً أو لا مركزياً؟
وفي مجال التنفيذ: يكون دور الرقابة التأكد من أن التوجيه الصادر من المسؤول جاء بصورة واضحة، والطريقة التي تتعامل بها القيادة الإدارية مع الموظفين والأسلوب الذي تنتهجه معهم، كما تتأكد من عملية الاتصال وكيفية نقل المعلومات.
والرقابة قد تكون مستمرة وهي التي تبدأ قبل وخلال عملية التنفيذ وذلك لتلافي الأخطاء التي يمكن وقوعها ومن ثم تصحيحها في حينها، وقد تكون الرقابة مرحلية وهي التي تتم خلال فترات دورية وفقاً لمدة تنفيذ الخطة محل الرقابة وذلك للتأكد من أن كل جزء من الخطة قد تمت مراقبته في الوقت المناسب، وقد تقع الرقابة بعد التنفيذ ويسمى هذا النوع بالرقابة اللاحقة حيث يبدأ العمل الرقابي بعد الانتهاء من العمل التنفيذي حيث يتمثل دور الرقابة في مقارنة النتائج النهائية بالمعايير الموضوعة سلفاً لتحديد مدى التطابق أو الاختلاف، فإن كان هناك اختلاف بين الخطة والتنفيذ فإن دور الرقابة هنا هو الحيلولة دون وقوع هذا الاختلاف في المستقبل.
وتهدف الرقابة من وراء كل ذلك إلى تحقيق ما يلي:
- متابعة أداء موظفي الجهة الإدارية أو المؤسسة الأهلية والتأكد من أنه يتم حسب الأنظمة أو اللوائح التنفيذية أو التنظيمية الموضوعة لذلك، وكذلك حسب الإجراءات المعمول بها.
- التأكد من سلامة استخدام الموارد المالية والبشرية في المؤسسة الإدارية والعمل على تحقيق الوفر المادي والحد من الإسراف وتطابق إجراءات الصرف المالي مع القواعد المقررة.
- الكشف عن المبدعين وذوي الكفاءة في مجال العمل وذلك من أجل تحفيزهم والتأكد من تفاعل الموظفين مع المصلحة العامة وأن المسؤولين والقياديين على إلمام بمجريات العمل في مختلف المستويات.
وللرقابة الإدارية عدة وسائل للقيام بعملها وهي:
- التقارير الإدارية التي توضع لقياس مستوى الموظفين والكيفية التي يتم بها إنجاز الأعمال.
- الإشراف الإداري من أجل الوقوف عن كثب على موقع العمل وبيئته ورفع معنويات المرؤوسين وظهور الإدارة العلمية الحديثة.
- الشكاوى التي يتقدم بها المواطنون لكونها تتعلق بالمعاملات الخاصة بهم حيث تضع المشرفين في الصورة فيما يختص الوضع الحقيقي للأخطاء.
- البحوث التي تعتبر أحد المصادر لاتخاذ القرارات ومتابعة تنفيذها.
كما أن لكيفية الرقابة عدة طرق وهي:
- أن يتم ذلك عن طريق التفويض ويعرف هذا الأسلوب (بالإدارة بالتفويض)، بأن يقوم الرؤساء والمديرون بتفويض بعض صلاحياتهم لمرؤوسيهم ويكون دور الرؤساء هو متابعة ورقابة عمل مرؤوسيهم للتأكد من حسن سير العمل وهو أسلوب يؤدي إلى رفع مستوى الأداء والروح المعنوية للمرؤوسين وتفرغ الرؤساء لمهامهم الأساسية في التخطيط والمتابعة واتخاذ القرارات.
- أن يتم تحديد الأهداف وأسلوب المتابعة وتحديد المسؤوليات بصفة مشتركة بين الرؤساء والمرؤوسين ويعرف ذلك (بالإدارة بالأهداف) ثم قياس الإنجازات وتحديد علاج المشكلات.
ويشمل العمل الرقابي مختلف أنشطة العمل وتخصصاته كالأعمال الإدارية والمالية والاقتصادية والفنية والحرفية وسلوك وأداء الموظفين.
وفي بلادنا تم الاهتمام بشؤون الرقابة، حيث تم إنشاء العديد من الأجهزة للقيام بمراقبة هذه الأنشطة ف(وزارة المالية) تراقب عن طريق المراقبين الماليين الشؤون المالية والحسابية قبل إجراء عملية الصرف (وديوان المراقبة العامة) يقوم بالرقابة في هذا الشأن بعد إنهاء عملية الصرف، (وهيئة الرقابة والتحقيق) تقوم بالكشف عن المخالفات الإدارية والمالية ومعالجتها مع الأجهزة المعنية (ووزارة الخدمة المدنية) تراقب عملية شؤون الموظفين من تعيين ونقل وترقية وتكليف وتعاقد ونحو ذلك.
وهذه الأجهزة تقوم بأعمالها الرقابية حسب الأنظمة واللوائح الموضوعة لذلك وإن كان المؤمل هو مضاعفة الجهود في هذا المجال عن طريق زيادة تفعيل العمل الرقابي وأخذ زمام المبادرة في هذا الشأن وتطوير الأنظمة المتعلقة به لكون العمل الرقابي أحد طرق الإصلاح الناجحة.
