تُعتبر منهجية إدارة التغيير (SSCC) من المنهجيات الحديثة والمؤثرة في تحسين مستوى الأداء ويمكن الاستفادة من تطبيقها في تطوير العديد من العلاقات والعمليات والأنشطة سواءً على مستوى المنشآت أو الأفراد ، وقد جاء مسمى المنهجية اختصاراً للكلمات الأربعة (START) بداية، (STOP) إيقاف، (CONTINUE) استمرار (CHANGE) تعديل.

وسأتناول في هذا المقال تطبيقها على المنشآت.. المنهجية تتميز ببساطة فكرتها الأساسية وسهولة تطبيقها، فهي تقوم على تصفية المهام التي تؤديها المنشأة من خلال تصنيفها إلى أربعة قوائم رئيسية - معنونة بأسماء العمليات المذكورة آنفاً - بحيث يدرج في كل قائمة عدد منها، ففي قائمة بداية (START) يتم إدراج الاقتراحات الخاصة باستحداث الأعمال والأنشطة التي من المتوقع عند البدء بها تحسين مستوى الأداء أو حل بعض المشكلات التي تواجهها المنشأة، وفي قائمة إيقاف (STOP) تُدرج الأعمال والأنشطة التي يعمل بها في الوقت الراهن ولكنها لا تحقق المردود المأمول منها أو أن مردودها يؤثر سلباً على مستوى الأداء وإيقافها يؤثر إيجاباً على تحسين مستوى الأداء، وفي قائمة استمرار (CONTINUE) يتم تحديد الأنشطة والأعمال التي يجب المحافظة عليها وهي الأعمال التي يتم العمل بها في الوقت الراهن فعلياً وذات مردود إيجابي على المنشأة، أما في عملية تعديل (CHANGE) فيندرج في هذه القائمة الأعمال التي يعمل بها في الوقت الراهن فعلياً ولها مردود إيجابي وعندما يتم القيام بإجراء بعض التعديلات عليها ستؤثر إيجاباً على تحسين مستوى الأداء.

ويمكن تطبيق المنهجية بآليات مختلفة وسنقترح آلية افتراضية لتطبيقها في المنشآت ونلخصها بخمسة مراحل رئيسية:

(المرحلة الأولى) تحديد المشروع بحيث يجب أن يتم تحديد المشروع المستهدف بشكل واضح ومحدد.

(المرحلة الثانية) تشكيل فريق عمل للإشراف على المشروع ويفضل أن لا يقل عدد أعضاء الفريق عن خمسة أعضاء ولا يزيد عن 12 عضواً، وتكون مهمة الفريق وضع خطة عمل مناسبة لتنفيذ المنهجية وتحديد الفئة المشاركة بالمنهجية وشرح آلياتها لهم وتحليل نتائج عملية توليد الأفكار وتحديد إمكانية تنفيذ عمليات التغيير على الأفكار المقترحة.

(المرحلة الثالثة) يقوم فريق العمل بصياغة الهدف بوضوح على أن يكون الهدف قابلاً للتحقيق والقياس.

(المرحلة الرابعة) يقوم فريق العمل بإعداد ثلاثة نماذج أساسية، النموذج الأول يتمثل في استبيان خاص لتوليد الأفكار للقوائم الرئيسية الأربعة (أنشطة يجب البدء بها، أنشطة يجب أن تقف، أنشطة يجب أن يتم تعديلها، أنشطة يجب أن تستمر) مع تحديد المبررات للأفكار المطروحة ويتم استخدامه من قِبل الموظفين المشاركين بعملية التغيير.

أما النموذج الثاني فيُخصص لتحليل الأفكار وهو عبارة عن بطاقات تفصيلية لكل فكرة بحيث يتضمن مبررات الفكرة والنتائج الإيجابية والسلبية المتوقعة منها من خلال التركيز على تأثير عملية التغيير على عامل رضا العملاء، عامل الوقت، عامل التكلفة والقيمة، وعامل جودة المنتج أو الخدمة، وخطة العمل الخاصة بتنفيذها ويستخدمه فريق العمل بناءً على الأفكار المطروحة من الموظفين بالنموذج الأول.

أما النموذج الثالث فهو (التقرير النهائي) الذي يتضمن ملخصاً لعملية التغيير بالإضافة إلى توصيات فريق العمل والنتائج المتوقعة لعملية التغيير.

وأخيراً تأتي (المرحلة الخامسة) وهي تطبيق وتفعيل ومتابعة خطط العمل الخاصة بالعمليات التي تم اعتماد إجراء التغيير عليها من قبل الإدارة العليا.

ويجب أن ننوه بأن نجاح تطبيق المنهجية مرتبط بشكل مباشر بدعم القيادة العليا وتبنيها لمفهوم التغيير وكذلك تبنيها لمفهوم مشاركة العاملين بشكل عملي.

ومضة:

ليس الإبداع بأن نقوم بتطبيق المنهجيات والنظريات العلمية كما هي.. وإنما الإبداع هو أن نقوم بتطويعها وتوظيفها حسب بيئة عمل المنشأة والظروف المحيطة بها.

- أخصائي تطوير وتنظيم إداري