تلعب الاجتماعات دوراً مهماً وحيوياً في الحياة الادارية فمن خلالها يتم اتخاذ القرار ورسم السياسات وغيرها, وكلما كان الاعداد والتحضير لعقد الاجتماع مبكراً ومتقناً ساهم ذلك في نجاحه.
ولكن تبقى هناك ستة عوامل مهمة يجب على المدير ان يضعها نصب عينيه قبل عقده اي اجتماع لانها تحول دون نجاحه ولاتحقق اهدافه.
- توفر المعلومات الكافية حول موضوع الاجتماع التي تضفي اهمية.
-وجود مشكلات بين بعض اعضاء الاجتماع.
-اذا كان المطلوب اتخاذ قرار عاجل وسريع.
-اذا كانت الاجواء في الادارة او المنظمة مرتبكة ومضطربة بشدة.
-إذا كان رئيس الاجتماع لايريد معرفة بقية الاعضاء.
- إذا كان الرئيس (بمفرده) قد اتخذ القرار بالفعل حول موضوع الاجتماع.
