للإدارة رجالها وأعلامها من القابضين على علومها وفنونها والعارفين بأسرارها واخبارها, ومعالي الدكتور محمد بن عبدالرحمن الطويل مدير عام معهد الإدارة العامة الاسبق هو احد اساطين الادارة البارعين وفرسانها البارزين ممن مزجوا العلم بالخبرة والمعرفة بالتجربة فأصبح في ميدان الادارة خبيراً يرجع له وعلماً يشار اليه.
فاكثر من ثلاثين عاماً قضاها في معهد الادارة العامة امضى اكثر من ثلثيها مديراً عاماً له كفيلة بالشهادة على مايمتلكه هذا الفارس الاداري العتيد من رصيد معرفي وخبرتي بالغ الثراء يسخره اليوم لصالح التنمية الوطنية عبر مكتب الطويل للاستشارات الادارية والتدريب.
ولكي نتعرف على مايختزنه هذا الرجل من افكار ورؤى في الشأن الاداري جبنا فكره الثر فكان هذا اللقاء الذي يهم كل اداري اولاً ثم كل من ينشد التنظيم والتطوير والابداع ثانياً
* هل الروتين ظالم ام مظلوم,, وكيف ننصره؟
الروتين كما تعرف هو الاجراءات التي تتبع لانجاز مهمة ما داخل أي تنظيم.
والروتين ظالم جداً عندما تكون الاجراءات مطولة ومعقدة لاتساعد على انهاء المهمة بسرعة وكفاءة عالية, وهو بالتأكيد مظلوم عندما نهمل تطوير اجراءات العمل ونركز السلطات في المستويات العليا من التنظيم, والروتين في الكيان الاداري كالسرطان في الجسم البشري ، اذا لم نبادر بعلاج تعقيداته فانه ينتشر كالنار في الهشيم في اجزاء التنظيم المختلفة فيشل فاعليته ويضعف اداءه ويؤدي به الى الموت البطيء, اما كيف ننصره فان الجميع في الدول المتقدمة ادارياً يقومون حالياً بما يسمى بعملية اعادة الهندسة الادارية, والتي تعني اتجاهاً ادارياً حديثاً يهدف الى اعادة النظر بشكل جذري في كافة الاجراءات الادارية داخل التنظيم واجتثاث الاجراءات الروتينية التي تعيق التنظيم من تحقيق اهدافه واستراتيجيته، ومن ثم تجديد حيوية تلك التنظيمات للتحول الى تنظيمات فاعلة تؤدي الخدمة بسهولة ويسر.
* البيروقراطية بيت الداء,, والدواء فكيف ننهض بها؟
البيروقراطية هي الاسلوب الذي نتبعه في كيفية ادارة مؤسساتنا,, ومنذ ان ركز ماكس فيبر على هذا الموضوع والاسلوب يتغير وفقاً للتطورات في المجتمعات الصناعية من المدرسة الكلاسيكية الى مدرسة العلاقات العامة ثم مدرسة اتخاذ القرارات ثم مدرسة النظم واخيراً مدرسة اعادة الهندسة الادارية التي تربط بين النظرة المستقبلية للتنظيم ومهمته وخطته الاستراتيجية وتربطها بالاجراءات المناسبة لتحقيق تلك الاستراتيجية.
وبالتالي فان السير مع تطورات العصر واساليبه التي تتطور باستمرار خاصة مع دخولنا لعصر تقنيات المعلومات هو الحل الوحيد لتحويل بيروقراطياتنا الى مؤسسات فاعلة تحقق اهدافها بمستوى راق من الخدمات المميزة لعملائها, لان العميل كائناً من كان هو الهدف من وجود تلك المؤسسات وبقاؤها في صحة وعافية يتوقف على التميز في اداء الخدمات.
* ما افضل كتاب قرأته في مجال الإدارة؟
كتاب مبسط وعملي باللغة الانجليزية عنوانه تحرير روح المؤسسة بناء المنظمات ذات الرؤية المستقبلية لرتشارد باريت , هذا الكتاب في رأيي يمثل الاتجاه الجديد لكيفية بناء التنظيمات الحديثة وتعاملها مع البيئة الجديدة المتمثلة في عصر العولمة حيث ان العالم يتجه الى عصر جديد هو عصر التقنيات المعلوماتية وعصر التكتلات الاقتصادية وعصر المنافسة القوية في تقديم المنتجات والخدمات, ويبارك هذه الخطوات اتفاقية التجارة الدولية التي تتطلب اعادة النظر في كثير من الممارسات الادارية لاعادة النظر فيها بشكل جذري، فقد ولى الزمن الذي كان بإمكان اية دولة فيه ان تعيش بعزلة عن الآخرين.
* هل تعاني الإدارة العربية من قصور او شح في أدبياتها النظرية او التطبيقية، وكيف يمكن التغلب على ذلك إن وجد؟
الادارة هي انعكاس لواقع بيئي بمكوناته الاجتماعية والاقتصادية والسياسية والثقافية، وتطور الادارة هو مؤشر كبير على الدرجة المتقدمة التي وصل اليها اي مجتمع من خلال واقعه البيئي, ولاشك ان الادارة العربية تعاني قصوراً في ادبياتها النظرية والتطبيقية.
ففي المجال النظري تعاني كافة المؤسسات البحثية سواء في الجامعات او غيرها من قلة الاهتمام ببحوث الادارة وعدم تخصيص الموارد المادية والبشرية والمعلومات اللازمة للقيام بالبحوث.
ومن ناحية أخرى، فان الكثير من المتخصصين في مجال الادارة في العالم العربي مشغولون بالبحث عن لقمة عيشهم في العمل هنا وهناك بسبب تدني رواتبهم، ومن ثم لم يعد لديهم الوقت للبحث وتطوير ممارسات ادارية تتفق وواقعنا البيئي.
ثم تأتي ثالثة الاثافي، وهي مشكلة الحرية الفكرية في العالم العربي التي تكبل ايدي الباحثين وتجثم بثقلها البغيض على افكارهم فليجؤون الى ترجمة اعمال الآخرين بدلاً من شحذ افكارهم ومعالجة الواقع البيئي للادارة العربية.
اما عن كيفية التغلب على هذه المشكلة فان ذلك يتطلب حل مسببات شللها، وهو أمر لن يتم إلا من خلال زوال مسببات فشلها.
* اين يقف النموذج العربي من النماذج الادارية الحديثة في العالم، وما هي ابرز سماته؟
النموذج العربي يبتعد كثيراً عن النماذج الادارية الحديثة في العالم، فهو نموذج اهم سماته:
غياب النظرة الاستراتيجية الحقيقية.
عدم الاخذ بكثير من الاساليب الحديثة في الادارة.
تعقيد الاجراءات وطولها.
النظرة الفوقية في تقديم الخدمة للمستفيدين من خدمات المؤسسات.
الفساد الاداري في كثير من المؤسسات.
غياب روح المسؤولية.
عدم الاهتمام بتكوين وتنمية الكوادر الادارية.
* اربعون عاماً مضت على انشاء معهد الادارة العامة الذي اخذ على عاتقه طوال هذه الفترة مسؤولية تحقيق التنمية الادارية في المملكة, ماهي رؤيتك لما يجب ان يكون عليه المعهد ونحن نقبل على اعتاب الألفية الثالثة؟
آمل توجيه هذا السؤال للصديقين معالي الاستاذ محمد الفائز وزير الخدمة المدنية ورئيس مجلس ادارة المعهد، وسعادة الدكتور عبدالرحمن الشقاوي مدير عام المعهد المكلف، فلا شك انهما اقدر مني على الاجابة على هذا السؤال.
* راجعنا بكرة، الملف العلاقي، المدير مشغول، الواسطة، تصديق العمدة، شاهدان, هذه أمثلة لعبارات ومصطلحات تشكل جزءاً من تراثنا الاداري العتيد وقفت صامدة امام المتغيرات الادارية الحديثة، ياترى الى متى؟
عندما توجد ارادة التغيير لدى كل مسؤول في الجهاز الاداري الذي يرأسونه, فكثير من هذه الامور يمكن القضاء عليها داخل الجهاز دون الحاجة الى قرارات من خارج المؤسسة.
* دراسة في بلد عربي كشفت ان انتاجية الموظف في ذلك البلد لا تتجاوز 27 دقيقة في اليوم، كيف ترى هذه النتيجة المخجلة؟! هل تعتقد بصحة او حقيقة ذلك؟! وهل يمكن تعميم هذه النتيجة عربياً؟!
الاجهزة الحكومية في معظم الدول العربية مترهلة بالتضخم الوظيفي مما نتج عنه تقسيم العمل الذي يمكن ان يقوم به فرد واحد الى جزئيات كثيرة لتوزيع العمل على هذا الجيش الجرار من الموظفين شبه العاطلين عن العمل رغم انهم يعملون في اجهزتهم، وقد نتج عن هذه الظاهرة عدد من المشاكل اهمها:
صعوبة زيادة الرواتب في الاجهزة الحكومية.
شعور الموظفين بأن رواتبهم متدنية مما يؤثر على انتاجهم.
الاتكالية في العمل لكثرة اعداد الموظفين.
التسيب في الدوام الرسمي.
تعقيد الاجراءات وطولها.
ظهور الكثير من الممارسات السيئة، كالافطار الجماعي اثناء ساعات العمل، قراءة الصحف والمجلات، هدر الوقت في احاديث جانبية داخل المكاتب، لجوء الكثيرين الى ممارسة اعمال تجارية لدعم دخلهم الشهري.
وهناك الكثير من الظواهر الاخرى نجمت عن هذا التضخم، وبالتالي فاذا كنت تتحدث عن المعدل اليومي لانتاجية الموظف مقارنة بامكانياته فانني اعتقد ان هذا الرقم غير بعيد عن الواقع في كثير من الدول العربية.
* مع اوضد من يطالب ب؟
عدم اسناد ادارة المستشفيات للاطباء.
نسونة جهاز الرئاسة العامة للبنات.
تغيير موعد الدوام المعمول به حالياً في شهر رمضان.
مع اسناد ادارة المستشفيات للاطباء بشرط الا ينقطعوا عن ممارسة الطب.
مع نسونة جهاز الرئاسة العامة للبنات.
مع تغيير موعد الدوام المعمول به حالياً في شهر رمضان المبارك وذلك بزيادة ساعات العمل.
* هل انت عضو في الجمعية السعودية للادارة؟ قل شيئاً للقائمين عليها؟
مع الاسف لست عضوا في الجمعية، واتمنى على القائمين عليها وضع برنامج واضح لاهدافها وخطة عمل واضحة لانشطتها.
* كيف يشكو كثير من المديرين من ضيق الوقت رغم ان باحثاً في علم الادارة اكد ان 60% من وقت عمل المديرين يضيع في الاجتماعات، وان هذه الاجتماعات لايثمر منها الا 25% فقط؟
الاجتماعات عملية مهمة اذا احسنّا اختيار مواضيعها ومن ثم احسنّا ادارتها، إلا ان المشكلة تكمن في كثير من الاحيان في سوء تحضيرنا لتلك الاجتماعات وفي مناقشتها لأمور كان يمكن البت فيها من آخرين دون الحاجة لمناقشتها في الاجتماعات.
* دراسة اعدها معهد الادارة العامة كشفت ان متوسط المبالغ المخصصة للصرف على الورق في الاجهزة الحكومية 135 جهاز يبلغ 75 مليون ريال في العام, وان مقدار النفايات من هذا الورق هي 2,025 طناً سنوياً، فما هي الثغرة التي يتسرب منها هذا الاهدار الهائل من الورق الذي هو بالتالي اهدار مالي كبير؟
هذا الاهدار ناتج عن سببين اساسيين هما:
عدم استخدام تقنية المعلومات في المكاتب.
طول الاجراءات مما يتطلب اعداد الكثير من المذكرات واستخدام الكثير من الاوراق, ثم لا تنس استخدام الورق من قبل محرري التقارير والخطابات واعادة نسخها اكثر من مرة، ناهيك عن لاعبي الكنكان والبلوت.
* كيف تفسر ظاهرة اللجان الدائمة والمؤقتة وتكاثرها في جهاز ما؟
مع الاسف فان عدم القدرة على اتخاذ القرار او وضوح الصلاحيات او عدم تفويضها يؤدي الى لجوء المسؤولين في الاجهزة الى تشكيل لجان دائمة او مؤقتة لتتعامل مع امور لا تحتاج الى لجان, فاللجان في العادة تشكل للتعامل مع مواضيع ذات علاقة برسم سياسة عامة او مناقشة لخطط العمل او متابعة تنفيذ الخطط, ولكن الظاهرة المنتشرة في ادارتنا العربية هي الاسراف في تشكيل اللجان ومن ثم تأخير الكثير من القرارات بسبب هذه اللجان.
* تنوعت اساليب ضبط حضور وانصراف الموظفين ومع ذلك مازال هناك تسيب واضح في هذا الجانب, فكيف يمكن السيطرة عليه ورفع درجة الانضباط الى اعلى مستوياتها؟
الانضباط في الدوام الرسمي مؤشر واضح على مدى بلوغ التنظيم درجة عالية مما يسمى في علم الادارة بثقافة التنظيم Organizational Culture، وثقافة التنظيم هذه وفيما يتعلق بالانتظام في الدوام الرسمي تنبع من:
قيام الرئيس الاعلى في التنظيم ومساعديه بالانتظام في الدوام ليكونوا قدوة للآخرين قولا وعملا،اذ لا يمكن ان اطلب من الآخرين شيئاً وامارس شيئا مناقضا له.
المتابعة الشخصية من قبل كافة المستويات الادارية لعملية انتظام موظفيهم على ان يكونوا قدوة لهم.
الابتعاد عن اسلوب الحسم من الراتب إلا عند استنفاد الطرق الاخرى، فالتحدث مع المتأخر عن الجانب السلبي للتأخير والتنبيه الى اضراره سيؤدي بالموظف الى عدم ممارسة التأخر.
خلق الانتماء للتنظيم بتعميق شعور الموظف بقيمة عمله ودوره في تحقيق اهداف الجهاز وتوفير البيئة المناسبة له لأداء عمله.
التعامل مع الجميع بحيادية تامة واعطاء فرص التقدم الوظيفي والميزات الاخرى وفقاً لمستوى أداء الموظف.
قيام المسؤولين بزيارة الموظفين في مكاتبهم والتعرف عليهم كافراد مما يضفي جانباً انسانياً في ثقافة التنظيم.
مصداقية القول والفعل في الامور الخاصة بالتنظيم.
ولاشك ان هذه العوامل ستؤدي الى مفعول سحري في الانتظام اكثر من تأثير بطاقات الحضور وكشوفاته.
* المتقاعدون: هل هم طاقات معطلة وكيف يمكن استثمارهم؟!
سؤال قد يبدو غريباً في بلد يزخر بأكثر من ستة ملايين عامل غير سعودي يعملون في مختلف المجالات، ويتوافدون من شتى بقاع العالم ومن مختلف الاعمار.
وللمساهمة في الاجابة على هذا السؤال يجب ان ان نفرق بين مجموعتين من المتقاعدين:
أولاً: المتقاعدون العسكريون:
وهم في العادة يتقاعدون في سن مبكرة ويمكن استخدامهم في كثير من المهن حسب فئاتهم المختلفة.
ثانياً: المتقاعدون المدنيون من القطاعين الحكومي والأهلي:
وهم شرائح كثيرة يمكن استغلال بعضهم في الكثير من الاعمال, وعلى كل فان كل الفئتين يمكن ان تكون طاقات معطلة إذا:
لم يكن لدى الافراد الرغبة في العطاء من القادرين على العطاء.
لم نتح المجال لهم لتولي بعض الاعمال بشكل جزئي او كلي حسب وضعهم العمري والصحي ونوع الخبرة.
لم تقم الجهات المعنية باعداد قواعد معلومات عنهم تمكن ارباب العمل من الوصول اليهم.
استمرت العمالة الاجنبية في وضعها الحالي من حيث كثرة العدد وقلة الرواتب، مما لا يتيح الفرصة للآخرين للقيام باعمالهم.
استمرت انظمة التقاعد في تحديد سن التقاعد لفئات لا تتقاعد في سن الستين في معظم الدول كما هو الحال بالنسبة لاساتذة الجامعات على سبيل المثال.
طاقات عاملة إذا:
وجدت الرغبة لدى الافراد للاستمرار في العطاء.
نظرنا نظرة موضوعية للعمل بعد التقاعد تمحو من الذهن الوضع الوظيفي السابق على مرحلة التقاعد.
وجدت قاعدة بيانات عن الوظائف المتاحة في القطاعات المختلفة سواء كانت دائمة او مؤقتة.
اعددنا البرامج الكافية لتهيئة المتقاعد لمرحلة مابعد التقاعد.
* مازالت جهود السعودة متعثرة في القطاع الخاص، فمن المسؤول؟
الجواب بالتأكيد هو اننا بحاجة ماسة الى الانتقال من مرحلة الاماني الى مرحلة الواقعية, فالحديث عن الاحلال اصبح يتكرر ويتكرر, لكن هذا الحديث لاقيمة له في غياب استراتجية عملية تطبيقية تأخذ في اعتبارها عناصر ثلاثة مهمة هي:
الاعداد الجيد لعملية التوطين.
وضع خطة استراتيجية علمية لعملية التوطين.
ايجاد الآلية القادرة علمياً وعملياً على متابعة الخطة الاستراتيجية لتوطين الوظائف.
وبالتالي فان التعامل مع عملية الاحلال عند توفر المعطيات السابقة سيؤدي بالتأكيد الى ان تسير عملية الاحلال بشكل منظم وايجابي يؤدي الى النتائج التي يسعى الجميع في القطاعين الحكومي والاهلي لتحقيقها,, وسيحقق ذلك:
سير عملية الاحلال ضمن خطة استراتيجية واضحة.
بناء عملية الاحلال على معلومات واقعية ومفصلة.
توجيه مخرجات التعليم والتدريب لتوفير القوى المواطنة وفقاً لمتطلبات واضحة.
تحديد اسلوب التمويل والمتابعة.
تحقيق الممكن في عملية السعودة وفقاً لخطة احلال واضحة.
وجود الآلية القادرة على التخطيط والمتابعة لعملية الاحلال في كل من وزارة العمل والشؤون الاجتماعية والامانة العامة لمجلس القوى العاملة.
تفعيل دور القطاع الاهلي في عملية التخطيط والتنفيذ والمتابعة لعملية الاحلال.
واخيراً فان لعملية الاحلال ابعادها الاقتصادية والسياسية والاجتماعية التي يجب الا تغيب عن اذهان فرسان عملية الاحلال, والعملية بحد ذاتها تحتاج الى قرارات جريئة مبينية على خطة استراتيجية واضحة تأخذ في اعتبارها الابعاد الثلاثة, وفي اعتقادي اننا لسنا بحاجة الى لجنة او مجلس جديد لتولي مهمة توظيف السعوديين في القطاع الخاص، ولكننا بحاجة الى تفعيل الاجهزة الحالية للقيام بدورها.
* تنوعت مفاهيم المجتمع نحو الواسطة، فكيف تراها؟
اراها سرطانا مخيفا يتفشى في اجهزتنا الادارية فيحدث الحقد لدى المواطنين، ويبرز التفرقة في التعامل ويشكك في مصداقية المسؤول, ومع ذلك ففي غياب المعايير الواضحة وغياب الاجراءات المبسطة، وغياب المحاسبة على التجاوزات، فان هذا المرض الاداري سيظل يعصف بأجهزتنا الادارية, ويجب الا ننسى ان أي موظف حكومي يعتبره المواطن ممثلاً للدولة، وبالتالي فهو يحكم على الدولة من واقع تعامله مع هذا الموظف.