كيفية استخراج دليل بيان الخدمة للموظفين

** يمثل بيان الخدمة الذي يصدر من وزارة الخدمة المدنية وثيقة هامة في حياة الموظف العملية يستفاد منها لامور كثيرة منها اتمام اجراءات صرف الاستحقاقات التقاعدية والتصفيه من قبل مصلحة معاشات التقاعد, ورغبة منا في القاء الضوء على ذلك سنحاول التطرق إلى الخطوات والاجراءات التي يمر بها هذا البيان حتى صدوره:
الاجراءات التي تتم في الجهات ذات العلاقة:
أولاً: في الجهة الحكومية التي يتبعها الموظف تقوم الجهة باتمام تعبئة نموذج طلب بيان الخدمة من واقع السجلات ويحتوي النموذج على الحقول التالية:
معلومات عن الموظف نفسه، الاسم بالكامل، حفيظة النفوس، مكان وتاريخ الميلاد.
معلومات عن الوظائف التي شغلها الموظف،ويجب ان تشتمل جميع الوظائف التي شغلها ومرتبته ورقمها ومقدار الراتب وان لزم تكمل المعلومات علىورقة اضافية، مع ارفاق اي وثائق خدمة قديمة موجودة لديه .
حقل الحسميات وبراءة الذمة: ويوضح فيه مدة الاعارة وجميع الخدمات المستبعدة كالاجازات الاستثنائية بلا راتب والاجازة الدراسية اذا لم يتحقق الغرض منها ومدة الغياب المخصومه من راتب الموظف، وكذلك يوضح في الحقل ما اذا كان الموظف بريء الذمة أومطالباً بأي مبالغ مالية تجاه جهته.
يوقع الموظف صاحب البيان والموظف المختص ومدير شؤون الموظفين علىصحة ما جاء في البيان.
طلب اعداد البيان: ويعبأ من قبل الموظف صاحب البيان ويوضح فيه عنوان ورقم تليفونه مع توضيح المكان الذي يرغب استلام مخصصاته منه.
توجيه خطاب طلب البيان ويعبأ من قبل ادارة شؤون الموظفين بالجهة التي يعمل بها الموظف .
حقل اصدار بيان الخدمة: ويعباً من قبل ادارة تحقيق الخدمة.
ويرفق بالطلب: قرار انهاء الخدمة مع صورة طلب الاستقالة أو الاحالة على التقاعد المبكر.
في حالة استخراج بيان الخدمة لمتوفى تقوم الجهة بتزويد وزارة الخدمة المدنية بوثائق اعداد بيان الخدمة بدون انتظار استكمال وثائق الورثة في حالة تأخرها بل ترسل منفردة فيما بعد لمصلحة معاشات التقاعد المباشر.
يلزم ان تكون ملفات الموظفين والمستخدمين مستكملة ومشتملة على اقرار حصر الخدمة وصورة فوتغرافية واضحة لحفيظة النفوس وكذلك الخدمات الاخرى في الجهات الحكومية والتي سبق وعمل بها الموظف لئلا يكون ذلك سبباً في تأخير صرف حقوق الموظف المتقاعد.
ثانياً: في وزارة الخدمة المدنية
يرد الطلب إلى وزارة الخدمة المدنية عن طريق مركز الاتصالات الادارية .
يتم مطابقة النموذج في ادارة تحقيق الخدمة مع بطاقة وملف الموظف الموجود لدى الوزارة.
في حالةمطابقة النموذج لبطاقة الموظف وملفه يتم اصدار بيان الخدمة للموظف.
يعاد البيان الى الجهة المعنية وتزود مصلحة معاشات التقاعد بنسخةمن البيان في حالة تصفية الاستحقاق التقاعدي.
على الجهة التي يعمل بها الموظف أو المستخدم اشعاره بما تم فور ورود صورة خطاب وزارة الخدمة المدنية الموجه للمصلحة وتسليمه اصل بيان الخدمة مع الاحتفاظ بصورة منه في الملف لدى الجهة.
ثالثا: في مصلحة معاشات التقاعد:
تطلب مصلحة معاشات التقاعد المستندات التالية:
بيان الخدمة الصادر من وزارة الخدمة المدنية.
صورة من حفيظة النفوس.
اخلاء طرف براءة ذمة .
تحديد مكان الصرف للاستحقاق التقاعدي وفي حالة انهاء الخدمة للعجز الصحي يرفق التقرير الطبي الصادر من الهيئة الطبية العامة.
وفي حالة وفاة الموظف على رأس العمل يطلب من الورثة المستندات التالية:
صك حصر الورثة الشرعي.
اثبات شرعي يوقع فيه الاشخاص المعتمدون في اعالتهم على المتوفى.
اثبات شرعي يوقع فيه حالة الورثة العلمية والعائلية من حيث الوظائف والزواج.
صور حفائظ النفوس للبالغين وصور شهادات الميلاد للقصر.
ارفاق شهادة من المدرسة أو الجامعة بالنسبة للطلبة من الورثة.