ديوان المراقبة العامة يجرد مستودعات الدولة

حثّ ديوان المراقبة العامة المسؤولين عن مستودعات الدولة على متابعة العهد الإدارية والشخصية ورصدها وتسجيلها وتسجيل ما لم يتم تسجيله وفق آلية الجرد، مع تشكيل اللجان الداخلية في قطاعات الدولة لمتابعة إجراءات الجرد والرصد، حيث أبلغ ديوان المراقبة العامة أجهزة الدولة المتعددة بالآلية والقواعد والاجراءات التي يجب اتخاذها لجرد المستودعات والعهد العينية الحكومية، وتضمنت آلية الجرد ما يلي:
- تشكيل لجان الجرد الكلي مع مراعاة أن يكون أحد أعضائها من المختصين بمراقبة المخزون.
- تحديد تاريخ بداية الجرد ونهايته.
- عدم إشراك أمين المستودع والمسؤولين عن قيوداتها في لجان الجرد وذلك حسب ماتضمنته المادة (27) من القواعد، ويمكن الاستعانة بأمين مستودع لمساعدة لجنة الجرد في الدلالة على مواقع الأصناف في المستودع.
- تهيئة المستودع وترتيب الأصناف قبل البدء في عملية الجرد.
- التوقيع على آخر مستند استلام وآخر مستند صرف وقفل أرصدة الأصناف في بطاقات الصنف وذلك قبل بدء عملية الجرد.
- يجب أن يكون فتح المستودع وغلقه بواسطة لجنة الجرد، وكذلك عدم صرف أي صنف من المستودع إلا في حالة الضرورة وبإشراف لجنة الجرد.
- جرد أصناف المستودع صنفاً صنفاً دفعة واحدة أيا كان موقعه في المستودع وتراعى الدقة في ذلك.
- إثبات الموجود الفعلي لكل صنف في الحقل المخصص في استمارة الجرد.
- إثبات رصيد الصنف القيدي الذي تم جرده من واقع بطاقات الصنف في استمارة الجرد.
- يجب إعادة جرد الأصناف مرة أخرى في حالة وجود زيادة أو نقص في الاصناف، ومن ثم إثبات الفرق في الحقلين المخصصين للزيادة أو النقص في استمارة الجرد وبيان سبب ذلك في محضر الجرد.
- على لجنة الجرد وكل من المسؤول عن بطاقة الصنف وأمين المستودع التوقيع على صحة الجرد وإجراءاته في استمارة الجرد وصورها.