تُعَدُّ السكرتارية من أهم الوظائف التي تساعد الرؤساء والإدارات (المنظمات) سواء منها العامة أو الخاصة في إدارة إنجاز أعمالها الإدارية بسرعة فائقة في أقل وقت وجهد، وذلك لتحقيق الهدف الذي تسعى له المنظمة. ونود خلال الأسطر القادمة -عزيزي القارئ- تسليط الضوء باختصار شديد على أهمية السكرتارية والدور الذي تلعبه في المنظمة من خلال عرض بعض الأعمال التي يقوم بها السكرتير أو مدير المكتب، وكذلك مدير عام المكتب.

في البداية أود إيضاح أنواع السكرتارية، فهناك ثلاثة أنواع للسكرتارية (سكرتارية عامة - سكرتارية خاصة - سكرتارية متخصصة).

وما يهمنا حالياً هو التركيز على السكرتارية الخاصة وتنظيماتها في استقبال وتلقي المعلومات وتسجيلها وترتيبها وتنظيمها وتزويد الآخرين بالمعلومات.

وإن كان من أهم واجباتها:

1- استقبال ومعالجة المكالمات الهاتفية الواردة منها والصادرة.

2- استقبال الزوار والمراجعين وخدمتهم.

3- الإعداد والتجهيز لاجتماعات الرئيس أو المدير.

4- تجهيز وإعداد ما يخص سفريات المدير.

5- حفظ المعاملات وتلخيص ومراجعة الخطابات والمقالات.

فلذلك يلزم أي منظمة أو جهاز حكومي كان أو خاص التريث في تعيين السكرتير أو اختياره ما لم تنطبق عليه بعض الشروط اللازمة التي هي من أهم العوامل المساعدة لكي يكون سكرتيراً ناجحاً. فيجب على المنظمات والجهات اختيار سكرتير شخص موثوق فيه ذي سمعة طيبة ليعاون المدير أو الرئيس في إنجاز أعماله الهامة والسرية بكل كفاءة وسرعة ويجب أن يتحلى السكرتير عند اختياره كذلك بصفات معينة من أهمها ما يلي:

1- أن يكون حسن المظهر والهندام.

2- أن يكون أميناً على أسرار العمل ومخلصاً لرئيسه.

3- أن يكون قوي الشخصية ويحسن التصرف.

4- أن يكون حليماً صبوراً وسريع البديهة.

5- أن يكون قوي الذاكرة ودقيقاً في عمله.

6- أن يكون لديه معلومات عن الإدارة وتنظيم المكاتب.

7- أن يكون لديه معلومات عن قوانين العمل وشؤون الموظفين.

8- أن يكون لديه معلومات عن أساليب دعم العلاقات الإنسانية.

9- أن يكون لديه معلومات عن كتابة المراسلات وإعداد التقارير والمحفوظات.

10- كذلك أن يكون لديه إلمام باستخدام الآلات المكتبية والأجهزة الحديثة.

11- أن يكون لديه القدرة على تلخيص المقالات ومراجعة النصوص وتصحيحها.

من هنا تكمن أهمية السكرتارية وقيامها بأدوار كبيرة وهامة تساعد من خلالها المنظمة في إنجاز أعمالها بكل يسر وسهولة.