إن واقع المكاتبات الداخلية والخارجية في الأجهزة الحكومية والأهلية ينبئ عن خلل في تلك المكاتبات وتلك الأجهزة بحاجة إلى تطوير مهارات كتابها ومحرريها اللغوية والكتابية، وذلك بتدريبهم على تعلم أصول اللغة وما يتطلبه تحرير إعداد الخطاب من متطلبات ضرورية مثل: المقدمة والمعلومات المراد عرضها والخاتمة والعبارات التلطيفية، وأن يكون الكاتب ذا معرفة باختيار الكلمات التي تناسب الموضوع والسياق، وعليه الاختصار دون أن يؤثر ذلك في المضمون والمعنى، وعليه استبدال لفظة بأخرى مناسبة؛ لتضفي على الخطاب شيئاً من الإبداع والجمال. ولتوضيح الصورة لذهن القارئ العزيز بكيفية استبدال لفظة بأخرى أفضل؛ فقد أنشد حسان بن ثابت - قبل الإسلام - مفتخراً:

وعندما سمعه النابغة الذبياني وهو ذو ذائقة شعرية قال لحسان: إنك لشاعر لولا أنك قللت (جفانك) - كان يريد منه استخدام لفظ (جفان) للتكثير بدلاً من (الجفنات) في البيت الشعري، وذلك لمناسبة الشيء الكثير للكرم، وجفان جمع جفنة، وهو (قدر الطبخ) -، ولولا أنك فخرت بمَن ولدت ولم تفخر بمَن ولدك، وقلت (يلمعن في الضحى) ولو قلت (يبرقن في الدجى) لكان أبلغ في المديح؛ لأن الضيف أكثر طروقاً في الليل، وقلت (يقطرن من نجدة دما) ولو قلت (يجرين من نجدة دما) لكان أكثر لانصباب الدم.. إن الكاتب المبدع مطلوب منه أن يكون ذا قلم مختص بارع، وله ذائقة كتابية ولغوية كذائقة النابغة الشعرية..

والله من وراء القصد.