امنع الآخرين من هدر وقتك

بقلم - دوري كلارك:

تحوّل الأشخاص الذين يهدرون أوقاتنا إلى آفة في حياتنا العمليّة العصريّة، فنراهم يعرقلون إنتاجيّتنا، ويزعجوننا في سياق ذلك. وقد يصعب عليك التهرّب من هذا الواقع في بعض الأحيان، لا سيّما إن كان الشخص الذي يضيّع وقتك هو رئيسك. ولكن في حالات كثيرة أخرى، بإمكانك أن تتّخذ خطوات مناسبة لاستعادة السيطرة على وقتك وجدول أعمالك:

- اكشف الطريقة التي تفضّلها للتواصل: بإمكانك في أغلب الأحيان الحدّ من تفاقم الوضع، عبر إعلام زملائك مسبقاً بأفضل طريقة للاتصال بك، أكانت عبر المكالمات الهاتفيّة، أو الرسائل النصّية، أو البريد الإلكتروني، أو حتّى التغريدات.

- طالب بجدول أعمال للاجتماعات: بإمكانك أن تجعل هذه الممارسة أكثر تحديداً، عبر صياغة جدول أعمال لأيّ اجتماع تترأسه، وطرح فكرة مشاركة النموذج الذي وضعته مع الآخرين. وبإمكانك حتّى أنّ تدفع إلى إرساء معايير للشركة تشمل أفضل الممارسات، وأموراً على غرار التخلّص من «التحديثات» العامّة، والإشارة بوضوح إلى القرارات التي ينبغي اتّخاذها بنتيجة الاجتماع.

- اضبط قائمة الزوّار: إن كنت مدعواً إلى اجتماع، اطرح سؤالين أساسيين. أولاً، هل حضوري ضروري؟ بالنظر إلى جدول الأعمال، بإمكانك أن تقيّم مضمون الاجتماع وأن ترى إن كان قيّماً، أو إن كان بإمكانك معرفة تفاصيله بعد انتهائه. ثانيا، هل سيحضر الاجتماع الأشخاص (الآخرون) المناسبون؟ تأكّد من معرفة هويّة صنّاع القرارات الفعليين، ولا تهدر وقتك (ووقت الآخرين) إلى أن يتسنّى لهم الحضور والمشاركة.

- أرغم الآخرين على الاستعداد: لا شكّ في أنّ كلمة «أرغم» قاسية، ولكنّها مقصودة – لأنّ الإرغام لن يكون عبئاً إن كنتَ أصلاً مستعدّاً، ولكنّه سيسمح بالتخلّص من كلّ من ينقصه الالتزام. ونذكر في هذا السياق ديبي هوروفيتش، وهي من أهل الاختصاص الذي يستعملون منصّة «هانغ أوتس» على موقع «غوغل +»، وقد اعتادت إعطاء دورات أساسيّة ومجّانية في مجال الاستراتيجيّة، ولكنّها لاحظت أنّ بعض الناس بدأوا يستغلّونها لإطلاق مناقشات لم تكن على صلة بالموضوع. وبالتالي، اعتمدت سياسة جديدة، وقالت: «إنّ كل من يريد الاتصال بي/الدردشة معي يجب أن يملأ استمارة» تشمل أسئلة محدّدة حول المواضيع التي ستتم مناقشتها. وتابعت قائلة، «والآن، وبعد أن وضعت قيوداً وأفصحت عمّا أتوقّعه من الناس الذين أعمل معهم، بات رصد الأشخاص الذين يضيّعون وقتي أسهل بكثير».

هل ستواجه ردود فعل إن اعتمدتَ سلوكاً أكثر صرامة وفرضتَ قيوداً على وقتك؟ لا مفرّ من ذلك. ولكنّك قد ترى أن الناس بدأوا يحترمونك -ويحترمون وقتك- أكثر بكثير.