أما بعد
فنون الاتصال الهاتفي ,, والسكرتير
|
تصنف وظائف السكرتيرين الخاصين أو مديري المكاتب كاحدى الوظاف الاكثر اهمية وصعوبة ويفترض فيمن يتقلدها
ان يتصف بمهارات قد لا توجد في سواه, واهمها حسن التصرف ,, اللباقة,, القدرة على الاقناع,, سرعة
البديهة,
وكثيرا من السكرتيرين او مديري المكاتب تحولوا بمهاراتهم وحيويتهم الى ادوات فاعلة ومتخذي قرار اساسيين
في المنشأة التي يعملون بها، اضافة الى نجاحاتهم في عكس صورة مثالية عن الرئيس او المدير الذي يعملون
لديه,
وهناك من السكرتيرين والمديرين الذين فشلوا فشلا ذريعا في اكتساب مثل تلك الصفات ، واعتقدوا ان هذه
الوظيفة هي تعال وغطرسة وتعقيد الامور,
وبالتالي نقلوا صورة بشعة للغاية عن شخصية من يعملون لديه وقد يكون هذا المدير - خلوقا,, متواضعا,,
مرنا، الا ان تصرفات سكرتيره وبلادة تعامله عكست للآخرين صورة سيئة عن المنشأه ككل,
اذكر ان طلبت هاتفيا مديرا لاحدى المنشآت الاهلية (اعرفه تمام المعرفة) وكان قد عين سكرتيرا له قبل
فترة,
طلبت المدير فرد السكرتير بغلاظة,, (من انت؟ وفي ماذا تريده!),،
ان مثل هذا السكرتير وشاكلته يسيء الى شخص من يمثله وليس الى المتصل الذي سيتقبل الامر بفظاظة,
هناك مقومات اساسية لفن تلقي الاتصال الهاتفي او استقبال الزائر سواء مرغوباً به ام لا!،
وعلى السكرتير ان يعي ان الاسلوب وطريقة الاعتذار اهم بكثير من الطول والعرض والمكتب الفاخر,
كما ان نقل أوامر او توجيهات المدير مهما كانت قاسية للآخرين يجب ان يقدمها (السكرتير) بمرونة وسلاسة
وبحنكة تنم عن الذكاء ليكسب الآخرين ويحافظ على جسور العلاقة بين مديره ومحيطه الاخرين,
اعتقد انه بات لزاما تحديد اختيار مهارات قبيل تعيين اي سكرتير او مدير مكتب,
وعلى المديرين (ايضا) التشييك بصورة مستمرة على اوضاع سكرتيرهم وسبل تعملهم من خلال رصد مرئيات من
حولهم,
فهؤلاء الواجهة المشرفة التي تعكس ماهيتهم وشخصيتهم نحو الاخرين,
لنا ان نعرف ان سكرتيراً بشوشا ,, مبتسما حقق نجاحات هائلة لمديره,
وسكرتيرا عابسا أبله اساء وقضى عل مصداقية مديره ايضا,
محمد العيدروس
|
|
|
