إن مصطلح التغذية المرتدة (feedback) مصطلح رنان وله معان مختلفة: ففي الأجهزة الإلكترونية هو صوت غير مرغوب به تصدره الآلة. وفي مكان العمل، هو شخص يعطي شخصاً آخر رد فعل أو استجابة تبدو في بعض الأحيان مثل الضوضاء المزعجة التي تصاحب الصوت الإلكتروني. ونجد ان مصطلح التغذية المرتدة في التواصل مرادف للنقد. والنقد غير مرحب به.

وفي ظل الظروف المثالية، فإن التغذية المرتدة تكون حلقة وصل في دائرة الفعل ورد الفعل. ولا يجب أن يكون كبيراً أو مهماً. وفي الواقع، عندما تكون التغذية المرتدة حلقة تواصل، فإن معظم الأشخاص لا يلحظون حدوثها. ويمكنك أن توجه نقداً بناءً وواقعياً بشكل إيجابي، فإن الموظفين يبحثون بشكل دائم عن التغذية المرتدة من جانب مديريهم. وبعضهم يطالب به بشكل مباشر: (كيف كان عملي؟). فعلى الرغم من أن الحكمة التقليدية تقول: (خير الأخبار انقطاع الأخبار)، ولكن في عالم التجارة نجد أن العكس هو الصحيح دائماً. أو على الأقل هذا هو ما يعتقده الموظفون، إنهم يقلقون ويتذمرون لأنهم لم يسمعوا منك أي شيء.

توقف عند مكتب موظف لتقدم إليه التهاني على تقرير كتبه بشكل جيد أو مشروع تم إنجازه في الموعد المحدد. واسأل إذا ما كانت هناك طريقة لتقديم الحسابات لقسم المحاسبة في وقت مبكر أو بأخطاء أقل. وسوف تنساب على لسانك عبارات النقد البناء كما لو أنك تقول عبارات تهان وذلك عندما تكون حلقة التغذية المرتدة في الترتيب المناسب.

عندما توجه تغذية مرتدة تشتمل على نقد، فكن واقعياً، وقدم أمثلة واقعية محدودة:

1- (لقد تلقينا الكثير من الطلبات بخصوص الآلة الصغيرة الجديدة التي صممتها أكثر من أي منتج جديد انتجناه). أو (لقد انخفض عدد الطلبات بخصوص الآلة الصغيرة الجديدة التي صممتها. إن الصحف تخبر المستهلكين بأن بها عيباً. فهل من الممكن إصلاح هذا العيب؟).

2- (لقد رأيت كيف هدأت من روع السيدة بأن أخرجتها من قاعة الانتظار وأخذتها إلى مكتبك حيث تستطيع استعادة هدوئها). أو (إنني أعرف أنك كنت تحاول تهدئة هذه السيدة الغاضبة بأن أخذتها إلى مكان هادئ لتستعيد هدوئها. ولكنك خاطرت بسمعة الشركة عندما أخذتها إلى مكتبك الخاص. فإذا حدث مثل هذا الأمر مرة أخرى، عدني أرجوك، أن تحضر شخصاً ثالثاً لينضم إليك حتى لا تكونا بمفردكما).

3- إن (جوزفين هال عميل مهم، وقد أدت مكالمتك إلى تدارك خطأ في طلبها قبل أن تلاحظه. وقد اتصلت بي لتخبرني كم كنت ودوداً ومحترماً في الهاتف. وقد تسلمت الطلب السليم في اليوم التالي مما جنبنا أزمة محتملة). أو (إن جوزفين هال عميل مهم، وقد أدت مكالمتك إلى تدارك خطأ في طلبها قبل أن تلاحظه. وقد كانت سعيدة بمجهوداتك وأدبك ولكنك لم تخبرني بهذه المشكلة. وإنني لم أستطع أن أرد عليها الرد المناسب بذكاء عندما اتصلت. فمن فضلك أبلغني بالأخطاء خصوصاً عندما تتعامل مع عميل مهم).

إن أسلوب العمل يستحق الملاحظة

يحتاج بعض الموظفين إلى الإشراف والتوجيه المستمر، والبعض الآخر يفضل ترك الحرية لهم داخل الإطار العام للعمل لوضع المهام وتحديد كيفية سير العمل والإجراءات التي تساعد على تطوره. فكر في الطريقة التي تجعل كل موظف يعمل بإنتاجية أكثر. وقم بصياغة نقدك ليلائم أسلوب عمل كل الموظفين إن أمكن.

وفي بعض الاحيان يكون أسلوب عمل الموظف العامل الرئيسي في الأمور الخاصة بالأداء والإنتاج. وقد يعاني الموظفون الجدد والموظفون المحنكون الذين يتولون مسؤوليات بعيدة عن مجال خبرتهم السابقة حيث يجدون صعوبة في إيجاد التناغم بين أسلوب العمل والمهام الموكلة إليهم. قدم اقتراحات لتجربة أساليب مختلفة لمساعدة الموظف على إيجاد طرق لتحقيق نتائج أفضل.